ASSISTANT(E) DE DIRECTION GLOBAL SALES - H/F
MAYOLY est un groupe pharmaceutique français, acteur international de la santé grand public qui a toujours su se réinventer avec succès et se transformer pour répondre aux évolutions de notre monde. C'est fort de cet esprit entrepreneurial et de notre culture familiale qu'aujourd'hui, MAYOLY a pour ambition de devenir un leader avec une offre globale alliant la santé et le bien-être. Notre raison d'être : améliorer la santé et le bien-être de tous en offrant un meilleur quotidien à chacun. L'assistant(e) de direction fournit un appui et soutien administratif de haute qualité à l'EVP Global Sales / VP Europe et International, de manière confidentielle et proactive, dans son organisation personnelle et dans l'animation de l'équipe Global Sales. A ce poste vos missions sont: - Organisation de la gestion du temps - Gestion d'un calendrier complexe et garantie de la communication des réunions - Être le point de contact privilégié pour répondre aux questions et les traiter (par courriel, téléphone ou en personne). - Assurer une gestion proactive de l'agenda et la résolution de tout conflit d'agenda - Réorganiser de manière proactive les réunions/événements en fonction de l'évolution des priorités. - Gestion des voyages d'affaires - Organiser tous les voyages nationaux et internationaux, l'hébergement et les itinéraires connexes, conformément aux politiques et procédures de l'entreprise. - Préparer toute la documentation et la logistique nécessaires à ces voyages. - Gérer les tâches administratives générales, telles que le traitement des commandes, la vérification de toutes les factures et le suivi des paiements au moyen des outils disponibles - Gestion des contrats de service avec les fournisseurs en étroite collaboration avec les affaires juridiques. - Commande de papeterie, SAP, ADP Paie, comptes de dépenses, ... - Étendre ce soutien sur une base ad hoc à des membres sélectionnés de l'équipe de vente mondiale en termes de voyages. - Diriger l'organisation et coordonner les réunions de l'équipe de vente mondiale (réunions d'équipe, séminaires, événements réguliers) sur site et hors site, les ordres du jour, les vidéoconférences et veiller à ce que tous les arrangements nécessaires soient pris pour les participants. - Assurer des relations solides et harmonieuses avec les membres de l'équipe de direction et assurer la liaison avec la direction des installations pour les questions liées au bureau. - Entretenir des relations efficaces avec les autres assistants, en partageant les meilleures pratiques de travail et en favorisant un bon environnement de travail en équipe. Cette fonction nécessite d'avoir un diplôme type Bac+4/5 avec une expérience significative d'au moins 5 ans est requise. Habitué(e ) à être au contact d'informations délicates, vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la discrétion et de la confidentialité. Organisé(e ) et rigoureux(se), vous savez gérer vos priorités en toute autonomie. Doté(e ) d'un excellent relationnel et d'un réel sens du service, vous savez vous adapter à tout type d'interlocuteurs et de situations. Enfin, votre curiosité et votre agilité seront de réels atouts pour accomplir vos missions avec succès. Aussi vous avez: Bonnes connaissances des métiers de l'entreprise Connaissances de la fonction, des outils et prestataires Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, .) Capacité rédactionnelle Votre anglais est bilingue afin de gérer des échanges avec des partenaire à l'international Communiquer de façon transverse Elaborer des tableaux de bord, indicateurs Prendre des décisions Hiérarchiser ses priorités Gestion du stress
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