Assistant(e) DE DIRECTION GENERALE H/F

MISSION PRINCIPALE

L’assistant(e) de Direction est un collaborateur clé qui assure un rôle central dans le bon fonctionnement d’une organisation en apportant un soutien administratif, organisationnel et opérationnel à un ou plusieurs dirigeants. Il agit comme un véritable relais entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes, contribuant à la fluidité des échanges et à l’efficacité des processus.

Son rôle ne se limite pas à des tâches de secrétariat : il implique une forte autonomie, une capacité d’anticipation et une vision globale des activités de l’entreprise.

ATTRIBUTIONS, RESPONSABILITES ET AUTORITE DE LA FONCTION :

Assurer un lien direct avec la Direction (DAF, Président, Directeur Général) en facilitant la circulation de l’information, le suivi des décisions et la coordination des actions

Administratif

1\. Gestion des demandes entrantes : traitement de la boîte mail de contact, mise à jour des tableaux de suivi et réalisation de reportings réguliers

2\. Organisation de réunion hebdomadaire avec le Président et le Directeur technique (suivi des devis et appels d’offres)

3\. Débriefing avec l’assistante administrative sur l’avancement des AO et des devis

4\. Suivi des appels d’offres et des devis : mise à jour, création et gestion des dossiers (papier et numérique), archivage et classement

5\. Suivi et impression des plannings (ouvriers et encadrants) via Outlook et Excel

6\. Coordination entre les différentes entités : préparation des réunions et rédaction des comptes rendus

Gestion administrative avancée

1\. Rédaction de documents

2\. Gestion des dossiers confidentiels

3\. Suivi des échéances réglementaires et contractuelles

Reporting et suivi financier

1\. Élaboration de reportings mensuels

2\. Suivi de la main\-d’œuvre par chantier

3\. Suivi des fournitures, sous\-traitants et données du dépôt

4\. Calcul des débours pour les chantiers terminés

5\. Participation aux réunions de suivi financier (Msavel Maçonnerie et Msavel Conception)

6\. Suivi du temps de travail des encadrants (conducteurs de travaux, alternants) avec reporting dans les outils dédiés

7\. Collecte, analyse et synthèse d’informations

8\. Préparation de tableaux de bord et indicateurs

9\. Participation à certains projets ou réflexions stratégiques

Facturation

1\. Gestion de la facturation mensuelle des entités

2\. Suivi via tableaux de bord

3\. Relances clients

4\. Participation aux réunions financières avec la Direction administrative et financière

5\. Harmonisation des outils de suivi

Relationnel

1\. Interface stratégique entre les différents acteurs

2\. Communication avec clients, partenaires et fournisseurs

3\. Transmission des consignes de la direction

4\. Filtrage et hiérarchisation des demandes

Coordination

1\. Suivi transversal des projets et dossiers

2\. Collaboration avec les services RH, finance et technique

3\. Relance des interlocuteurs pour garantir le respect des délais

Formation, habilitations et financements

1\. Suivi du recueil des besoins en formation et participation au plan de développement des compétences

2\. Suivi de l’organisation et planification des actions de formation (inscriptions, convocations, logistique, relations organismes)

3\. Suivi administratif des formations (émargements, attestations, certificats)

4\. Suivi de la gestion des habilitations obligatoires (CACES, habilitations électriques, SST, AIPR, travail en hauteur)

5\. Suivi et mise à jour des autorisations de conduite

6\. Suivi de la constitution des dossiers de financement (Constructys)

7\. Suivi de la vérification des pièces administratives et suivi des remboursements

8\. Mise à jour des tableaux de suivi des formations et financements

9\. Veille réglementaire en matière de formation et de sécurité

Compétences requises :

\- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

\- Connaissance des procédures d’appels d’offres et marchés publics

\- Connaissance comptable pour la facturation

\- Notions en gestion de chantier et documents BTP

\- Rigueur et sens de l’organisation

\- Capacité à gérer les priorités et les délais

\- Bon relationnel et sens du service

\- Discrétion et confidentialité

\- Esprit d’équipe

Rémunération : 2 130,73€ à 2 377,33€ par mois

Avantages 

• Horaires flexibles

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