Assistant(e) DE DIRECTION GENERALE H/F

1\. Assistanat exécutif :

• Gérer l’agenda complexe et mouvant du Président (rendez\-vous internes/externes, déplacements, événements).


• Organiser les réunions, déplacements professionnels, séminaires, événements institutionnels.


• Filtrer les appels et courriels, assurer une gestion proactive des priorités.


• Préparer les dossiers, comptes rendus et documents confidentiels.

• Accueillir et orienter les visiteurs.


• Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants, en filtrant et redirigeant les appels de manière professionnelle.


• Maintenir un registre des visites et garantir un accueil chaleureux et professionnel.

• Assurer le suivi rigoureux des dossiers et projets en cours confiés par le Président.


• Relancer les interlocuteurs internes et externes afin de faire avancer les sujets dans les délais impartis.


• Mettre à jour régulièrement les tableaux de bord et informer le Président de l’état d’avancement.

• Faire le lien entre le Président et les différentes directions (pédagogique, administrative, RH, communication, etc.).


• Suivre l'avancement des dossiers prioritaires.

• Rédiger des communications officielles (courriers, e\-mails, etc.).


• Gérer les relations avec des partenaires institutionnels, culturels ou audiovisuels.

• Gestion du planning des réunions : Élaborer et maintenir à jour un calendrier de réunions, en tenant compte des disponibilités et impératifs des différents services.


• Préparation des ordres du jour : Rédiger les ordres du jour ou solliciter les services concernés pour recueillir les points à inscrire, en assurant leur transmission en amont de la réunion.


• Coordination interservices : Organiser les réunions en tenant compte des contraintes spécifiques à chaque service (périodes de forte activité, échéances, etc.)

Avantages 

• Prise en charge du transport quotidien


• RTT


• Titre restaurant

• Assistanat de direction: 4 ans (Requis)

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