Assistant(e) de Direction confirmé(e) – Clinique privée

Clinilac est une clinique privée spécialisée en chirurgie esthétique, située à Aix\-les\-Bains, au cœur de la Savoie. Nous accueillons des patients pour des interventions de chirurgie et de médecine esthétique dans un cadre exigeant en matière de qualité de prise en charge, de sécurité et de confidentialité.

La clinique est engagée dans une phase de structuration et de développement : nouveaux praticiens, nouveaux projets, modernisation des processus et outils internes. Le poste s’inscrit pleinement dans cette dynamique.

Le poste

Rattaché(e) directement au Président, vous occupez un poste central dans l’organisation de la clinique. Vous intervenez sur l’assistanat de direction, le suivi administratif et financier courant, la coordination des plannings du bloc opératoire et la conduite de projets internes.

Assistanat et délégation de direction

• Gérer l’agenda, les déplacements et les priorités de la direction


• Préparer, organiser et suivre les réunions (ordres du jour, comptes rendus, suivi des décisions)


• Rédiger courriers, notes et comptes rendus


• Assurer le suivi administratif : contrats, courriers officiels, relations avec les organismes externes (assureurs, organismes sociaux)


• Traiter les demandes entrantes et filtrer / orienter les sollicitations


• Prendre en charge, en délégation, des dossiers confiés par la direction et en assurer le suivi jusqu’à leur aboutissement

• Réceptionner, contrôler et classer les factures fournisseurs, les rapprocher des commandes et des bons de livraison et signaler les écarts


• Préparer les factures à la validation de la direction, suivre leur mise en règlement et les échéances, relancer les fournisseurs et traiter les litiges

• Construire et ajuster les plannings opératoires en lien avec l’équipe de bloc et les praticiens


• Coordonner la disponibilité du personnel de bloc en lien avec les plannings opératoires


• Anticiper les besoins et gérer les aléas (déprogrammations, urgences, absences)


• Assurer l’interface entre la direction, l’équipe de bloc, les praticiens et l’accueil

Selon votre profil et votre expérience de l’encadrement, le poste peut inclure un volet managérial :

• Encadrer et animer une équipe de 2 personnes à l’accueil


• Organiser les plannings, accompagner la montée en compétences, veiller à la qualité de l’accueil patient

• Participer au cadrage et au déploiement de projets internes (organisation, outils, procédures, qualité)


• Suivre l’avancement, animer les points d’étape, alerter en cas de dérive


• Contribuer à la formalisation des procédures et à la documentation interne

Expérience

• 7 ans d’expérience minimum sur un poste d’assistant(e) de direction, office manager ou équivalent


• Une expérience en établissement de santé, clinique ou cabinet médical est un atout apprécié


• Formation Bac \+2 minimum (BTS SAM, Gestion PME, ou équivalent) ou expérience équivalente

• Excellente maîtrise de l’expression écrite : orthographe, syntaxe, capacité de rédaction et de synthèse


• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, agendas partagés)


• Aisance avec les outils numériques et capacité à s’approprier rapidement de nouveaux logiciels métiers


• Gestion de plannings complexes et d’arbitrages multi\-parties


• Aisance avec le suivi de facturation et les notions de gestion administrative

• Confidentialité et discrétion absolues : le poste donne accès à des informations sensibles concernant la société, les patients et les collaborateurs


• Fiabilité et sens de l’engagement : les dossiers qui vous sont confiés avancent et aboutissent ; la direction sait qu’elle peut s’appuyer sur vous


• Rigueur et sens de l’organisation : vous menez plusieurs dossiers de front en gardant une vision claire des priorités


• Autonomie et discernement : vous avancez seul(e) sur les sujets que vous maîtrisez, et vous savez solliciter la direction lorsque la situation le demande


• Diplomatie et qualités relationnelles : vous êtes en interface permanente avec des praticiens, des équipes soignantes, des patients et des fournisseurs


• Sang\-froid : l’activité génère son lot d’imprévus ; vous savez réorganiser sereinement et garder le cap

• Un poste central, avec une vraie autonomie et un accès direct à la direction


• Une structure à taille humaine où les décisions se prennent vite


• Une diversité de missions : administratif, coordination, management, projets


• Un environnement en transformation, avec la possibilité de faire évoluer les organisations et les outils


• Cadre de travail à Aix\-les\-Bains, entre lac et montagnes

CV en ligne via Indeed

Processus : un premier échange téléphonique, puis un entretien sur site avec la direction.

Poste à pourvoir dès que possible, en présentiel à Brison\-Saint\-Innocent (73\).

Rémunération : 2 800,00€ à 3 200,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel

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