Assistant(e) de Direction / Chargé(e) de formation / Gestionnaire administratif (ve)
À propos du poste
En lien permanent avec la direction, le poste d'Assistant (e) de Direction est exercé dans les locaux de Alzer situé au :
23 allée des impressionnistes, bâtiment Sisley, 93420, Villepinte
Cette fonction implique un véritable contact avec nos candidats et, de fait, requiert une tenue professionnelle et une attitude " Chaleureuse et conviviale ".Au sein de notre établissement, il s'agit d'un poste de responsabilité dont la délégation porte sur plusieurs aspects, allant de la gestion administrative à des fonctions commerciales nécessitant de la rigueur et de l'implication.Rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel à notre équipe de direction.
Vos missions principales :
- Gestion administrative et organisationnelle :
- Assurer le suivi administratif des dossiers de formation (préparations des conventions, facturations, devis, bilans).
- Coordonner les échanges avec les partenaires : OPCO, financeurs publics et privés.
- Garantir le respect des délais et des exigences réglementaires (déclarations, documents).
- Accueil physique des clients au sein de l'établissement.
- Accueil téléphonique, renseignements, prise de rendez\-vous.
- Gestion administrative des dossiers de formation des candidats.
- Réunions de vente.
- Maintenance rigoureuse des tableaux de bord commerciaux et administratifs.
- Gestion des fournitures de bureau (Stock et commandes)
- Veille concurrentielle : suivi de l'activité et des offres des concurrents immédiats via une campagne d'appels ou d'emails tous les six mois.
- Pilotage des outils et plateformes :
- Gérer et mettre à jour les données sur des outils tels que Dokelio, EDOF, ou autres plateformes similaires.
- Utiliser un CRM pour le suivi des relations clients, prospects, et apprenants.
- Organisation des formations :
- Planifier les sessions de formation, gérer les plannings des intervenants et suivre les inscriptions.
- Participer à l’amélioration des processus pédagogiques et administratifs.
- Assistance à la direction :
- Soutenir la direction dans les tâches quotidiennes (préparation de réunions, reporting).
- Contribuer au développement stratégique du centre.
Nous recherchons une personne autonome, rigoureuse, et organisée, disposant d’une première expérience réussie dans un poste similaire.
- Expérience requise :
- Minimum 1 an dans un rôle administratif ou dans la gestion de formation.
- Une expérience dans un organisme de formation est fortement appréciée.
- Compétences techniques :
- Maîtrise des plateformes professionnelles telles que Dokelio, EDOF, et des outils CRM.
- Connaissance des dispositifs de financement de la formation (OPCO, CPF, etc.).
- Très à l’aise avec les outils informatiques (pack Office, gestion de bases de données).
- Qualités personnelles :
- Excellent relationnel, sens de la communication et du travail en équipe.
- Rigueur, polyvalence, et autonomie dans l’organisation du travail.
- Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
- Un environnement de travail dynamique et collaboratif.
- Des opportunités de formation continue et de développement de compétences.
- Une autonomie dans vos missions et un rôle clé dans le fonctionnement de notre centre.
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Avantages
- Prise en charge du transport quotidien
- Bac \+2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)
- Anglais (Optionnel)
Cette annonce provient de Indeed. Voir l'annonce originale ↗