Assistant(e) de Direction administratif H/F

PERMIS OBLIGATOIRE

Revue de presse – suivi et classement en relation avec l’accueil,

\- Prendre connaissance du courrier « arrivée » et vérification de son enregistrement puis, « dispatching » vers les différents services, en l’absence de la Responsable du service,

\- Gestion de l’agenda du Directeur Général (en appui),

\- Organisation des réunions et mise en place technique,

\- Gestion des appels téléphoniques,

\- Élaboration de BC fonctionnement \+ Golf en soutien de l’hôtesse d’accueil,

\- Accueil téléphonique en cas d’absence de l’hôtesse d’accueil,

\- Vérification des parapheurs avant mise à la signature du Directeur Général,

\- Préparation, contrôle des factures « fonctionnement » avant visa de la Responsable du Secrétariat de Direction et suivi de celles\-ci avec enregistrement dans les fiches marchés,

\- Classement des factures visées par la Responsable du Secrétariat de Direction (scans et autres),

\- Classement divers,

\- Remplacement de l’Hôtesse d’Accueil en cas d’absence,

\- Suivi des demandes du Directeur Général adressées aux personnes (notes internes,
compte\-rendu de réunion, mails, etc…),

\- Rédaction et retranscription des courriers du Directeur Général,

\- Suivi des marchés du fonctionnement, pour la partie secrétariat de Direction, et tout ce qui en découle selon la répartition des fiches marchés au sein du service,

\- Appui dans l’organisation des visites locataires,

\- Commande des produits et fournitures des ateliers protégés,

\- Organisation des différents évènements de la société (signature des Baux, Noël des locataires, etc…),

\- Suivi de la gestion de la flotte auto (en support),

\- Enregistrement des actes notariés dans le cahier des actes,Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle

\- BTS Assistante de Direction

Compétences attendues

\- Maîtriser les outils informatiques

\- Maîtriser l’orthographe et la grammaire

Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus

\- Discrétion

\- Réactivité

\- Diplomatie

\- Sens du relationnel

\- Excellente présentation

\- Gestion du stress

\- Polyvalence

\- Gestion de son temps et des priorités

\- Soutien à la Responsable du service dans l’organisation des dossiers et du classement.

Rémunération : 30 000,00€ à 32 000,00€ par an

Avantages 

• Titre restaurant

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