Assistant(e) d’Agence BTP TP

Job: Support Functions Admin Support
Contract type: Permanent
Location: 1 ROUTE DE LA BONDE 91300 MASSY France
Offer ID: 90259
Bouygues Énergies \& Services – Agence de Massy

Vous souhaitez rejoindre une agence qui joue un rôle clé dans le développement et la modernisation des infrastructures extérieures ( éclairage , signalisation, IRVE, Illumination) ? Vous aimez être au centre de l’organisation, fluidifier le quotidien, anticiper les besoins et garantir un fonctionnement irréprochable ?

L’agence de Massy recherche son futur Assistant(e) d’Agence , véritable pilier administratif, logistique et organisationnel.

Vos missions

Accueil \& Gestion administrative

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs.


• Réception, enregistrement et distribution du courrier entrant.


• Rédaction de courriers, notes internes, comptes\-rendus.


• Mise à jour des tableaux de suivi (liste téléphonique, personnel SST…).


• Actualisation du tableau d’affichage de l’agence.


• Établissement des notes de frais des collaborateurs.


• Transmission des documents RH : accords d’absence, arrêts de travail, relevés d’heures intérimaires, bons de délégation…


• Suivi du planning des présences/absences.


• Mise à jour du serveur et des documents internes.

Sous\-traitance

• Vérification régulière des documents administratifs des sous\-traitants.


• Création et mise à jour des tableaux de suivi (fiche navette, DC4…).


• Établissement des DC4\.


• Rédaction et suivi des contrats et commandes.


• Suivi des factures et mise en paiement.


• Établissement des DGD.

Formation

• Appui administratif et logistique au service RH pour la planification des formations.


• Mise à jour du tableau général des formations et du planning hebdomadaire.


• Distribution des convocations.


• Saisie des formations dans MemoryFlow.

Gestion des moyens généraux

• Suivi des stocks de fournitures et consommables de l’agence.


• Commande des ressources et équipements informatiques.


• Commande de la papeterie et des cartes de visite.

Divers

• Organisation des événements de fin d’année.


• Réservations ponctuelles d’hôtels.

Profil recherché

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e) et doté(e) d’un excellent sens du service. Vous maîtrisez les outils bureautiques, savez gérer plusieurs sujets simultanément et appréciez les environnements techniques liés aux infrastructures extérieures. Une première expérience en assistanat, idéalement dans un contexte travaux ou opérationnel, sera un atout.

Ce que nous offrons

• Un environnement dynamique, au cœur de projets d’aménagement et d’infrastructures extérieures.


• Une équipe engagée, bienveillante et structurée.


• Des avantages groupe Bouygues : intéressement, participation, tickets restaurant, PEE, 13e mois, prime vacances.


• De réelles perspectives d’évolution au sein d’EQUANS.

Localisation

Poste basé à Massy , avec interactions régulières avec les équipes opérationnelles.

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