Assistant(e) Administrative / Commerciale H/f (H/F)
Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche un(e) assistant(e) Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes. Missions principales : Gestion administrative - Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus. - Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution. - Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs. - Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives. - Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations. Suivi des chantiers & sous traitance - Constitution et suivi des dossiers sous traitants. - Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion. - Suivi du carnet de commandes. - Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU. - Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles. - Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire. Facturation & gestion financière - Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & diversEnvoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus. - Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire. - Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires. - Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relancesDemande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits. Gestion contractuelle & appels d'offres - Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS. - Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réceptionGestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances. - Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés. - Prise de rendez vous pour les visites obligatoires. Suivi interne & reporting - Mise à jour des tableaux de suivi. - Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la ComptabilitGestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre. - Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis. Profil recherchExpérience confirmée en assistanat administratif et/ou commercial, idéalement dans le secteur du BTP. - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels internesExcellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles. - Rigueur, autonomie, sens des priorités et discrétion. - Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe. Salaire :Salaire selon profil et expérience
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