Assistant(e) administrative - CDI

Vous souhaitez travailler au sein d’une institution où l’avenir de la profession infirmiers / infirmières est un enjeu de tous les jours : Venez nous rejoindre pour hisser les projets et vous faire évoluer ! Nous avons besoin de vous pour contribuer à nos missions ordinales dans le cadre d’une délégation de service public : \- Maintenir les principes déontologiques de la profession ; \- Développer la compétence de nos membres ; \- Contribuer à la promotion de la sante publique et a la qualité des soins. Rejoignez nous au sein de L’Ordre National des Infirmiers, instauré par la loi du 21 décembre 2006, regroupant toutes les infirmières et infirmiers habilités à exercer la profession en France, quel que soit leur mode d’exercice, à l’exception de ceux régis par le statut général des militaires. Rattaché hiérarchiquement à la Responsable des Systèmes d'Information, l’assistant(e) administrative, au sein du service informatique a pour mission :

1\. Suivi budgétaire et achats

• Création et suivi des demandes d’achat dans l’outil interne Yooz, sur les plateformes des centrales d’achat.


• Interlocuteur fonction achat et contrôle de gestion du siège


• Mise à jour du fichier des contrats (prestations, licences, maintenances)


• Assister la Responsable du service informatique à la collecte des éléments auprès de chaque Pôle pour établir le budget annuel. Procéder à la consolidation, à la mise en forme nécessaire et à la préparation de sa présentation.

• Gestion des agendas du service


• Organisation des réunions : invitations, salles, Visio, ordre du jour y compris inter service.


• Rédaction et mise en forme des comptes rendus


• Suivi des validations N\+1, N\+2


• Suivi des documents contractuels : archivage, renouvellements, alertes d’échéances


• Gestion logistique : déplacements, commande et gestion du matériel bureautique (hors équipements techniques gérés par les équipes ), Suivi des demandes internes non techniques (accès locaux, badges, salles…)

• Diffusion des communications internes du service informatique (newsletters, points hebdo)


• Mise en forme des supports pour COPIL / comités projets / CODIR


• Coordination des événements internes (réunion d’équipe Service Informatique, ateliers, formations)

• Aide à la préparation des livrables (mise en forme, normalisation)


• Assistance pour la rédaction de documentation technique ou fonctionnelle (format, versions)


• Mise à jour des référentiels dans les outils internes (SharePoint, Confluence, Teams…)

• Construction de tableaux d’indicateurs administratifs (budget, contrats, planning)


• Mise en forme de KPI fournis par les équipes du service informatique


• Préparation des supports pour revue trimestrielle / audit / conformité

• Assistance sur la gestion documentaire sécurité/IT


• Suivi des échéances réglementaires (RGPD, audits internes, certifications)


• Archivage et contrôle des documents sensibles selon les procédures du service informatique

• Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Excel…)


• Bonne compréhension du fonctionnement d’un Service


• Rédaction de documents (orthographe, grammaire \- requis)


• connaissance/maîtrise du process achats (devis, bon de commande, facturation, avoir...) et des accords cadre.

• Organisation, rigueur, sens du détail


• Discrétion et sens de la confidentialité


• Adaptabilité, autonomie, proactivité


• Diplomatie, sens du service, communication claire

• Bac\+2 minimum (type assistante, gestion administrative)


• Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement au sein d'un service informatique ou dans un environnement technique

• Salaire : à déterminer selon le niveau d’expérience (à partir de 2300 € bruts mensuel sur 12 mois)


• Statut : Non Cadre (CDI) du secteur privé


• Titres restaurants

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