Assistant(e) Administratif(ve) & Opérations

Assistant(e) Administratif(ve) \& Opérations

Poste clé au cœur du fonctionnement de Hellocare — gestion administrative, financière, RH et opérationnelle en étroite collaboration avec la direction.

1\. Gestion financière \& comptable \~50 % du temps

• Comptabilité courante

\- Préparation et transmission des éléments comptables mensuels (achats / ventes)
\- Suivi des factures fournisseurs et clients, enregistrement et rapprochements bancaires
\- Gestion des devis et facturation B2B
\- Suivi des paiements, échéanciers et recouvrement
\- Interface avec l'expert\-comptable (transmission des pièces, réponse aux demandes)

• Trésorerie \& suivi financier

\- Suivi de trésorerie opérationnelle et anticipation des besoins à court terme
\- Préparation et transmission des virements fournisseurs (soumis à validation direction)
\- Collecte, contrôle et remboursement des notes de frais
\- Suivi des contrats et engagements financiers récurrents (abonnements, prestataires)
\- Préparation des éléments pour les déclarations fiscales (TVA, liasse)

• Reporting \& pilotage

\- Reporting d'activité mensuel (suivi des usages de la plateforme)
\- Tenue et mise à jour du tableau de bord financier (KPIs, suivi budgétaire)
\- Suivi des subventions et dispositifs d'aide (CIR, ACRE, aides URSSAF…)
\- Participation à la préparation des reportings financiers pour la direction et les partenaires

2\. Gestion RH \& administrative du personnel \~35 % du temps

\- Préparation des variables de paie (congés, arrêts, entrées/sorties…)
\- Suivi administratif des salariés et mise à jour du registre du personnel
\- Onboarding / offboarding : rédaction des contrats (CDI, CDD, stage, alternance), création des accès outils, déclarations (mutuelle, médecine du travail…)
\- Coordination avec les organismes sociaux (URSSAF, prévoyance, mutuelle)
\- Suivi des obligations légales et réglementaires RH
\- Veille sur les évolutions du droit social applicables à la structure

3\. Support opérationnel \& vie de bureau \~15 % du temps

\- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des emails entrants (triage, transmission, suivi)
\- Organisation et coordination interne, gestion des fournitures et prestataires
\- Organisation ponctuelle d'événements internes
\- Participation à la structuration et à l'amélioration des process internes

Montée en compétences progressive :

Vous démarrez sur des missions maîtrisées, puis prenez en charge des responsabilités financières plus larges au fur et à mesure que la confiance et l'autonomie se construisent.

\- Prise en main :
Fondamentaux comptables, RH, vie de bureau, maîtrise des outils et des process internes
\- Autonomie opérationnelle :
Trésorerie courante, notes de frais, interface expert\-comptable, reporting mensuel en autonomie
\- Élargissement des responsabilités :
Pilotage budgétaire, subventions \& crédits, participation aux reportings direction et partenaires

Profil recherché :
✓ Organisé(e), rigoureux(se) et autonome
✓ À l'aise dans un environnement startup en croissance
✓ Bon relationnel, communication écrite et orale soignée
✓ Gestion des priorités et sens des délais
✓ Discrétion et fiabilité sur les sujets financiers et RH
✓ Proactivité : capacité à anticiper et à proposer

Compétences :
✓ Bases solides en gestion administrative et comptabilité
✓ Bonne maîtrise des outils numériques (G Suite / M365\)
✓ Capacité à structurer et améliorer des process
✓ Notions de trésorerie et suivi budgétaire
✓ Connaissances en droit social et paie (appréciées)
✓ Expérience en startup ou PME (un plus)

Avantages :

• Télétravail partiel possible pour favoriser un meilleur équilibre vie pro / vie perso.


• Prime de vacances.


• Ticket restaurant


• Séminaires d’équipe réguliers avec les équipes de Cassis et de Paris.


• Rémunération selon profil

Rémunération : à partir de 30 000,00€ par an

Avantages 

• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel

Cette annonce provient de indeed. Voir l'annonce originale ↗