Assistant(e) Administratif(ve)
Mission principale :
Sous l’autorité du directeur, l’assistant(e) administratif(ve) seconde et assiste la coordinatrice culturelle dans la gestion quotidienne et le développement des activités de l’association. Il/elle contribue au bon fonctionnement administratif, financier, organisationnel, logistique et opérationnel des projets culturels.
Tâches (liste non\-exhaustive) :
1\. Secrétariat et organisation
- Gestion du courrier (physique / électronique) et des appels téléphoniques
- Rédaction, mise en forme et suivi des documents administratifs
- Prise de rendez\-vous, gestion des agendas et plannings
- Organisation des réunions et gestion des convocations
- Rédaction et diffusion des comptes rendus
- Participation à la tenue du bureau de vote de l’assemblée générale
- Coordination des plannings internes
- Représentation ponctuelle de l’association (salons, rendez\-vous, rencontres)
- Classement, archivage et gestion documentaire
- Accueil physique et téléphonique du public
- Inscriptions et suivi des adhésions
- Mise à jour permanente de la base de données adhérents
- Transmission d’informations sur les activités, évènements et services
- Participation au suivi des dispositifs de subventions
- Contribution à la recherche de financements et réponses aux appels à projets
- Participation à l’étude de faisabilité des futurs projets
- Suivi des budgets prévisionnels
- Relations avec les partenaires institutionnels
- Gestion des ateliers / stages (inscriptions, feuilles d’émargement)
- Mise à jour du planning d’occupation des salles
- Gestion des petits litiges
- Gestion administrative des spectacles (facturation, SACEM)
- Évaluation des besoins logistiques et techniques
- Gestion de la trésorerie (journal de caisse)
- Organisation matérielle des évènements (billetterie, accueil)
- Suivi des commandes, catering et stocks
- Suivi des factures, adhésions et subventions
- Émission des facturations et relances
- Vérification des notes de frais et pièces comptables
- Saisie comptable et rapprochements bancaires
- Suivi analytique en lien avec l’expert\-comptable
- Préparation et vérification des éléments variables de paie
- Transmission des éléments RH au cabinet comptable
- Liaison avec la mutuelle
- Encaissement et tenue de caisse
- Virements salaires, factures, etc.
- Prospection, relances et suivi des contacts
- Contribution à la stratégie de communication et au rétroplanning
- Développement de nouveaux partenariats
- Préparation et diffusion des outils de communication
- Participation au choix de prestataires (papeterie, imprimeur, …)
- Mise à jour du site internet et des réseaux sociaux
- Gestion des supports imprimés et des envois
- Mise à jour des fichiers contacts
- Encadrement ou transmission de tâches au service civique
- Support ponctuel aux activités artistiques et techniques
- Évènements particuliers :
Travail en soirée et week\-end, polyvalence, contact public / artistes
7\. Relations
- Internes : secteur culturel, secteur social, conseil d’administration, intervenants, cabinet comptable
- Externe : adhérents, intervenants, artistes, partenaires
- Savoirs : comptabilité, associatif, bureautique (Excel, Word, …)
- Savoir\-faire : organisation, accueil, gestion financière
- Savoir\-être : rigueur, autonomie, polyvalence, discrétion
\- Autonomie, Rigueur, Capacité d’organisation, Sens du travail en équipe.
\- Une expérience dans le milieu associatif serait un plus.
Rémunération :
Selon la convention collective « ECLAT » en vigueur : Coefficient 265
Horaires \& lieu :
\- 35h/ semaines – heure de bureau (9h\-12h / 14h\-18h) – soirées et WE occasionnels
\- Poste basé au centre culturel MJC à Crépy\-en\-Valois
\- Poste à pourvoir au 24 aout 2026
Type d'emploi : CDI, Temps plein
Rémunération : 1 870,00€ à 1 880,00€ par mois
Formation:
- CAP / BEP (Optionnel)
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