Assistant(e) administratif et gestion H/F

À propos du poste
Nous recherchons un ou une assistant(e) administratif pour rejoindre notre équipe. En tant que professionnel(le) polyvalent(e), vous serez responsable de la gestion administrative quotidienne, de l'organisation des tâches et du support aux différentes équipes. Vous intervenez dans un environnement dynamique où vos compétences en organisation seront essentielles pour assurer le bon fonctionnement de nos activités.

Responsabilités

1\. Ressources Humaines :

• Suivi des congés payés (CP)


• Gestion des arrêts maladie


• Support à la gestion des DPAE (Déclarations Préalables à l’Embauche)


• Gestion des kilomètres des véhicules de la flotte


• Mise à jour dans l’outil DMMO


• Archivage des documents RH


• Suivi des titres de séjour


• Suivi des signatures de contrats


• Suivi des visites médicales (embauche, reprise, périodique…)


• Mise à jour du tableau d’allégement Fillon


• Préparation à l’accueil des nouveaux salariés (dossiers, contrats, vêtements…)


• Mise à jour des documents RH : livret d’accueil, fiche téléphonique, etc.

• Gestion de la boîte mail "contact"


• Accueil physique et téléphonique les jours de présence à Cenon


• Envoi des informations au clients (mails)


• Mise à jour du tableau de réclamation et satisfaction en support des responsables


• Saisie des Bons d’Interventions polyvalents Bureaux/Résidences/Immeubles


• Saisie des pointages Bureaux/Résidences/Immeubles


• Gestion des affectations de consommables, vêtements, fournitures sanitaires


• Facturation des Bons d’interventions Résidences/Bureaux/immeubles


• Demandes de devis auprès des fournisseurs (tapis, nacelles, intérim…)


• Suivi et réception des commandes


• Mise à jour du tableau mensuel des congés "agence"


• Mise à jour du tableau de facturation


• Élaboration et suivi des plannings Excel des salariés


• Réception et tri des courriers entrants


• Assurer les remplacements ponctuels des collègues en cas d'absence (mails, téléphone…)

Diplôme : CAP Secrétariat ou Baccalauréat requis

Compétences et qualités personnelles

• Sens de l’organisation


• Rigueur


• Autonomie et capacité à prendre des initiatives


• Esprit d’équipe


• Bon relationnel


• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et de l’outil informatique en général

Lieu du poste : En présentiel

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