Assistant de direction H/F - Mi-temps

Notre établissement :

L’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo\-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients.

Notre établissement propose des parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante.

Etablissement privé à but non lucratif, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations.

Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l’apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez\-nous !

Le poste est partagé entre la Direction Générale et le service de recherche clinique.

Poste à mi\-temps.

Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins ponctuels de la direction générale et des échéances à respecter (différentes instances, certification par exemple).

• Le/La secrétaire de direction aide l’assistante de la direction générale.


• Il/elle gère les demandes de copies de dossiers formulées par les patients, renseigne le tableau de suivi et est en lien avec l’ensemble des secrétariats médicaux de l’établissement.


• Il/elle aide l’assistante de direction générale à répondre aux réclamations des patients (hors contentieux ou nécessitant une enquête interne).


• Il/elle aide l’assistante de direction générale dans la gestion des événements indésirables (hors contentieux ou nécessitant une enquête interne).


• Il/elle gère les appels téléphoniques et oriente les appels.


• Il/elle assure la continuité du secrétariat en l’absence de l’assistante.

• Tâches administratives de gestion.


• Gestion du circuit de signature de NDA, des contrats pour les formes simples de partenariats à l’appui de modèles type.


• Suivi de contrats complexes.


• Participation à la conformité au RGPD dans le cadre de la recherche : mentions d’information, clauses contractuelles, analyses d’impact, rédaction et mise à jour de la documentation interne et externe...


• En adoptant des pratiques respectueuses de l’environnement dans son travail quotidien, le collaborateur contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable de l’hôpital, qui vise à réduire son empreinte écologique dans toutes ses activités.


• Gestion et filtrage des appels téléphoniques.


• Gestion des demandes de copies de dossiers médicaux.


• Traitement des mails et courriers (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).


• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance.


• Organisation et classement de données, d’informations et de documents de diverses natures

Organisation de réunions, préparation logistique, réservation de salles, gestion de planning de la Direction Générale.

Contrat : CDI à mi\-temps à pourvoir dès que possible.

Rémunération : Suivant la CCN 51 et l’expérience, la fourchette est comprise entre 28 k€ et 37k€ bruts annuels (base temps plein).

Avantages : Mutuelle Employeur, remboursement partiel du Passe Navigo à 50% ou passeport mobilité durable, Comité d’entreprise attractif, politique de formation ambitieuse, restaurant d’entreprise.

Ce poste est fait pour vous si :

• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)

Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

Vocabulaire médical

• Discrétion absolue

Capacité d’organisation

Réactivité et disponibilité

Adaptabilité et polyvalence

Sens relationnel

Esprit de synthèse

• Bac à Bac \+2


• Première expérience sur un poste similaire requise d’une durée minimale de 2 ans.

Notre hôpital s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Si vous êtes concerné(e), n'hésitez pas à nous faire part de vos besoins spécifiques au cours du processus de recrutement afin que nous puissions envisager les aménagements nécessaires pour vous accueillir dans les meilleures conditions.

Linkedin : @Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild / X (Twitter) : @FondARothschild / Youtube : @hopitalfondationrothschild / Instagram : @hopitalfondationrothschild / Facebook : @ Hopital.FondationAdeRothschild / Tik Tok : @hopi.tok

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