Assistant de Direction Family Office F/H

Suivi des dossiers clients

• Collecte, classement et archivage des relevés, avis d'opérations et documents financiers.

• Établissement des consolidations mensuelles d'actifs financiers.

• Contrôle des tarifications et frais appliqués aux opérations et aux comptes.

• Mise à jour et suivi des dossiers clients selon les procédures internes.

• Coordination des intervenants en lien avec les équipes de conseil.

• Suivi administratif des souscriptions, investissements, désinvestissements, transferts et versements.

• Préparation des documents nécessaires aux opérations et gestion des relances.

• Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.

• Préparation des supports et éléments nécessaires aux réunions clients. Gestion administrative et comptabilité personnelle de certains clients

• Réalisation de reportings mensuels des revenus et dépenses.

• Suivi de la comptabilité personnelle et préparation des éléments pour les conseils externes.

• Interface avec les banques, administrations, prestataires et autres interlocuteurs.

• Gestion de demandes liées à l'organisation de la vie quotidienne des clients.

• Classement et archivage des documents administratifs.

• Réception et traitement des courriers.

• Suivi des factures, échéances, contrats, abonnements et règlements. Assistance auprès de la direction

• Gestion des agendas. réunions et rendez-vous.

• Organisation des déplacements professionnels.

• Préparation et suivi des notes de frais.

• Gestion de tâches administratives et logistiques. Participation à la vie de l'entreprise

• Participation aux missions internes (onboarding, matériel, achats, événements).

• Accueil téléphonique et physique.

• Gestion du courrier entrant et sortant.

• Mise à jour des bases de données.

• Préparation de documents et présentations.

• Mise en forme de documents commerciaux.

• Archivage physique et numérique.

• Suivi des fournitures et besoins des bureaux.

• Aide à l'organisation d'événements et réunions internes.

• Respect des procédures internes de sécurité et d'administration. Expérience

• Expérience de 4 à 5 ans min. dans un environnement similaire (services financiers, gestion patrimoniale, conseil ou structure de services haut de gamme). Langues

• Anglais courant indispensable. Qualités

• Sens du service.

• Rigueur et discrétion.

• Excellent relationnel.

• Capacité à travailler en équipe.

• Organisation et autonomie. Compétences techniques

• Maîtrise d'Excel, Word, PowerPoint et des outils bureautiques. Conditions

• Horaires : 9h00 à 18h00 avec une permanence hebdomadaire jusqu'à 19h00.

• Rémunération : selon profil, autour de 45 K€ fixe + variable 10%.

• Pas de télétravail.

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