Assistant de direction du DGS (H/F)

RESPONSABILITÉS

Vos missions seront sous la responsabilité du directeur général des services : 1- Traitement de l'information et des dossiers physiques ou électroniques : - Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe. - Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services. - Transmettre les documents dans les délais. - Intervenir si besoin en appui sur les dossiers. - Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails. 2- Planification et suivi de l'activité - Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de l'établissement. - Gérer l'agenda du DGS et de la présidente, planifier, organiser et suivre les rendez-vous. - Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels). 3- Accueil et premier niveau de renseignement physique et/ou téléphonique des élus, partenaires et du grand public. - Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages. - Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance. - Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l'interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent. - Garantir la confidentialité. 4- Constitution de dossiers, classement et archivage de documents - Traiter les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l'outil dédié. - Recevoir et réorienter les courriers électroniques. - Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire. - Assembler, trier, classer et archiver des documents. - Synthétiser et présenter des informations. - Identifier les sources de documentations. - Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire PROFIL RECHERCHÉ : Savoir - Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales - - Maîtrise des techniques d'assistanat de direction - - Techniques d'expression orale et écrite - - Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire - - Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc - . - Maîtrise des procédures administratives - - Connaissance de l'environnement public - - Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi Savoir-faire - Organiser d'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités - Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité - Maitrise de l'ensemble des outils Office 365 - Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve - Capacité à travailler en équipe - Très bonne capacité de rédaction et de synthèse Savoir-être : - Très bonne expression orale - Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie, Engagement, disponibilité - Rigueur, fiabilité et discrétion - Esprit d'initiative, proactivité - Réactivité et capacités d'adaptation - Organiser, gérer, anticiper - Evaluer des informations

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