Assistant de direction à la DSAP F/H

Situé à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie - hépatites et infections périnatales - et oncogénétique à visée thérapeutique). Poste en CDD 6 mois Missions générales : - Assister le directeur des soins de l'hôpital Paul Brousse dans l'organisation quotidienne du travail - Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Missions spécifiques : - Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l'hôpital - Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes - Gestion de l'agenda du Directeur des Soins - Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service - Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins - Gestion appels téléphoniques et courrier - Constitution, suivi administratifs des dossiers de recrutement - Classement et archivages de documents numérisés et papier - Frappe - Élaboration de supports de communication, mise en forme et valorisation - Prise en charge des aspects logistiques pour l'organisation des réunions de la DSAP site ou GHU. - Contribution à l'organisation de prestations d'accueil pour des publics hospitaliers Particularités du poste : - Gestion des stocks de fournitures de bureau Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site - Mise en oeuvre de la gestion documentaire - Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS - Conception de supports de communication de la direction des soins PRÉ-REQUIS Formations et/ou qualifications requises : - Maîtrise des outils informatiques - Savoir gérer un agenda - Classer des documents - Prendre des notes, mettre en forme des documents - Faire des synthèses - Préparer des dossiers EXPÉRIENCE REQUISE - Expérience de secrétariat de direction COMPÉTENCES REQUISES Connaissances particulières : - Bonne connaissance en orthographe et français - Formation à l'accueil et secrétariat - Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement - Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc Qualités professionnelles requises : - Sens des relations humaines - Discrétion - Secret professionnel - Sens des responsabilités - Sens de l'organisation - Capacité à prendre des initiatives - Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence - Créativité - Rigueur - Dynamisme - Disponibilité

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