ASSISTANT D'AGENCE (H/F)

Vos missions

1. Gestion administrative et accueil - Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence (clients, familles, candidats, intervenants) Traiter et orienter les demandes entrantes (nouvelles demandes de prise en charge, réclamations, informations) - Constituer et suivre les dossiers administratifs des bénéficiaires et des salariés - Rédiger et mettre à jour les documents contractuels (contrats de prestation, avenants, etc.) - Classer, archiver et assurer la conformité documentaire du dossier de l'agence 2. Gestion des plannings - Élaborer, modifier et optimiser les plannings d'intervention des auxiliaires de vie en fonction des besoins des bénéficiaires - Assurer la continuité de service en cas d'absence ou d'imprévu (remplacements en urgence) - Suivre en temps réel les interventions via l'outil de télégestion / l'application dédiée - Alerter en cas de retard, d'anomalie ou de non-réalisation d'une intervention 3. Suivi des ressources humaines de proximité - Participer au suivi administratif du personnel intervenant (contrats, absences, congés, heures) - Assurer un lien de proximité avec les auxiliaires de vie et remonter les besoins de formation ou d'accompagnement 4. Relation client et qualité de service - Maintenir une relation de confiance avec les bénéficiaires et leurs familles - Assurer le suivi de la satisfaction client et remonter les besoins d'ajustement de la prise en charge - Participer à la gestion des réclamations en lien avec le/la Responsable d'Agence - Veiller au respect des procédures qualité et des normes du secteur 5. Support à la gestion de l'agence - Participer au suivi administratif et financier courant de l'agence (facturation, relances, suivi des paiements) - Contribuer à la préparation de reportings d'activité pour la direction - Appuyer le/la Responsable d'Agence dans les tâches de gestion quotidienne Votre profil : Expérience : - Une première expérience en agence de services à la personne, secteur médico-social ou fonction administrative polyvalente est un plus - Débutant(e) accepté(e) si forte motivation pour le secteur - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et à l'aise avec les logiciels de planification / télégestion - Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités - Bon relationnel, sens de l'écoute et de la discrétion (confidentialité des données sensibles) - Réactivité et capacité à gérer les imprévus et les situations d'urgence - Rigueur administrative

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