Assistant / Assistante de gestion d'entreprise (H/F)
Au sein d'une entreprise spécialisée dans la collecte et le traitement des eaux usées, vous serez chargé(e) d'intervenir en qualité d'assistant de gestion d'entreprise H/F. Finalité du poste : Assurer, en autonomie et avec rigueur, la gestion administrative, comptable, sociale et financière courante de la structure. Être un appui fiable à la direction dans l'organisation, le suivi, l'anticipation et le contrôle des activités internes (Gestion clients, fournisseurs, RH, trésorerie), afin de garantir une continuité de service fluide, conforme et efficiente. Missions principales : 1 - Secrétariat général : - Accueil téléphonique : Filtrer, orienter et renseigner les appels entrants - Accueil physique : assurer une première interface professionnelle avec les visiteurs 2 - Comptabilité générale : - Saisie comptable complète (clients, fournisseurs, banques, OD, .) sur logiciel Quadra. - Transmission au cabinet comptable des pièces nécessaires à l'établissement des bilans et déclarations. - Suivi du chiffre d'affaires et des encours clients à travers des tableaux de bord dynamiques. 3- Facturation client - Collecte et suivi des devis signés et accords clients - Demande de suivi des acomptes - Vérification des documents de retour d'intervention (fiche chauffeur, attestations) - Constitution et archivage complet du dossier client - Elaboration et émission des factures, y compris ajustements post-intervention - Envoi des factures (mailing standardisé) et relances clients niveau 2 - Mise à jour de la base de données produits et services vendus 4 - Achats & fournisseurs : - Mise à jour du suivi fournisseurs (historique tarifs). - Contrôle des factures fournisseurs, émission des règlements 5 - Gestion des stocks : - Suivi des niveaux de stock, anticipation des ruptures - Préparation et saisie des inventaires - Organisation des inventaires périodiques, contrôles aléatoires 6 - Gestion social / Paie : - Suivi quotidien du temps de travail à partir des feuilles de route des chauffeurs - Préparation des éléments variables de paie pour transmission au cabinet comptable ; - Gestion des absences, congés et mise à jour des plannings. 7 - Reporting & contrôle de gestion - Elaboration de prévisionnels d'activité (6 mois, 1 an). - Suivi de la trésorerie, amortissements, balances, statistiques, par entité. - Compilation, analyse et mise en forme des indicateurs pour aide à la décision Compétences requises : - Maîtrise des fondamentaux comptables et des outils bureautiques (Excel, Logiciels métiers). - Connaissance des bases de la gestion sociale (temps de travail, variables de paie). - Utilisation d'un ERP ou logiciel comptable (type QUADRA) - Connaissance en gestion administrative et facturation Savoir-faire : - Planifier, organiser et prioriser ses tâches - Tenir à jour un agenda rigoureux et respecter les délais - Savoir compiler, synthétiser et analyser des données chiffrées - Rédiger des documents clairs et structurés Savoir-être : - Autonomie, sens de l'initiative et esprit d'analyse - Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité - Capacité à gérer les imprévus et à prioriser les urgences - Sens relationnel, diplomatie et bonne communication. Profil recherché : - Bac +2 minimum en gestion, comptabilité, assistanat PME/PME ou équivalent - Expérience significative en TPE/PME, en gestion polyvalente - Capacité à collaborer avec des profils techniques et des prestataires externes (cabinet comptable, etc)
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