Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Description du poste

Les attributions : L'assistant de gestion de PME en alternance, intégré au pôle administratif de l'entreprise a notamment les attributions suivantes Se présenter et accueillir par écrit, par téléphone et par voie électronique la clientèle et ses collègues, en adéquation avec l'image de l'entreprise et les consignes transmises Prendre des rendez-vous et informer les clients des différentes interventions des collaborateurs de l'entreprise Être capable de contribuer à l'établissement d'un devis et d'une facture Être force de proposition Rendre compte à ses responsables et à la direction des tâches effectuées. Responsabilités en matière de sécurité Porter les vêtements et équipements de sécurité si nécessaire Veiller à ce que le matériel utilisé soit en bon état de fonctionnement S'assurer que les équipements de sécurité soient disponibles et présents au sein des locaux de l'entreprise Prendre soin de sa propre sécurité et de sa santé ainsi que celles des autres personnes concernées du fait de ses actes. Attributions dans les relations avec les fournisseurs, gestion des outils informatiques et soutien au fonctionnement de l'entreprise Gestion des fournisseurs : recherche et choix après comparaison, prise de commandes et suivi des réceptions de la marchandise Établissement de tout document permettant une présentation de différentes offres comparatives Gestion et développement des différents aspects de notre logiciel interne de gestion, relations régulières avec le fournisseur et les équipes en interne Mise en place de nouveau outils de communication et de gestion de toutes sortes et déploiement auprès du personnel Analyse de certains flux financiers de l'entreprise Communication et développement de la clientèle Analyse et suivi de la démarche qualité Suivi de la gestion du parc de véhicules de l'entreprise. Attestations en matière de gestion des ressources humaines Participer à la sélection d'un candidat au moment du recrutement Gérer administrativement les ressources humaines : enregistrement des heures, mobilisation des informations nécessaires à l'établissement des fiches de paie, etc Participer aux entretiens annuels d'évaluation Être force de proposition dans la formation et l'accompagnement des salariés 2. Les compétences qui devront être acquises au cours de la formation Savoir Maitriser les outils informatiques de gestion des chantiers et/ou du personnel Acquérir l'ensemble des compétences nécessaires à la réalisation des tâches confiées par l'entreprises Mettre en application les ressources apprises au cours de la formation. Description du profil : Savoir-faire : Réaliser les plannings des équipes en prenant en compte différentes contraintes. Savoir être Savoir communiquer et avoir l'esprit d'équipe Être créatif et force de proposition Être doté d'un bon relationnel Être autonome Savoir prendre des décisions et des initiatives Être organisé et faire preuve de réactivité face aux aléas de l'entreprise Être capable d'identifier et analyser les besoins des clients Être à l'écoute des salariés, des clients et transmettre les informations utiles à la direction.

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