ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION SERVICE JURIDIQUE - H/F

Description

Au sein de la Direction Juridique et Compliance Groupe, vous assisterez les 11 membres de l'équipe de la direction et ferez l'interface avec les membres du Comité Exécutif, les assistantes de direction (en particulier l'assistante de la Direction Administrative et Financière), les prestataires, les autres services du siège et les établissements français et à l'international. A ce titre, vous aurez pour missions principales :

• Organiser, planifier les réunions de l'équipe juridique et compliance, ainsi que les journées d'équipe (gérer * les agendas, préparer les supports, assurer la logistique et rédiger les comptes rendus, .) ;

• Participer à l'élaboration des budgets de la Direction Juridique et Compliance Groupe et en assurer un suivi régulier ; assurer la gestion des factures (mise sous AX des demandes d'achat, réception, mise en paiement auprès du service comptabilité) ;

• Assurer le traitement rigoureux du courrier entrant(enregistrement, transmission, suivi), l'enregistrement des contrats et des marques dans la base de données de MAYOLY, l'archivage des documents originaux, la rédaction, la relecture la mise en forme de mails, courriers ou documents ;

• Assurer l'envoi de documents en France et à l'international (via DHL et autres prestataires) et garantir leur bonne réception à destination ;

• Accompagner les membres de l'équipe juridique et compliance dans la préparation et la gestion administrative de leurs dossiers (ex : création fournisseur, création de la demande achat, réception service, suivi et relance comptabilité pour paiement,.);

• Gérer les relations avec les notaires et les ambassades pour la certification et la légalisation de documents à l'international ;

• Gérer les abonnements de la direction juridique et compliance aux différentes bases de données/outils externalisés ; Profil recherché : Recherché De formation bac + 2 (assistant(e) juridique ou assistant(e) de direction), vous justifiez d'une expérience d'au moins 6 années dans une fonction similaire, acquise en entreprise ou en cabinet d'avocats. Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques. Vous maîtrisez l'anglais à l'oral comme à l'écrit afin de gérer des partenaires internationaux Doté(e) de bonnes capacités relationnelles, de pédagogie et d'un excellent sens du service et de l'organisation, vous êtes à l'écoute, autonome, dynamique, réactif(ve) et rigoureux (euse) et savez faire preuve de discrétion. Vous êtes en mesure d'accomplir de nombreuses tâches à un rythme soutenu. Vos capacités d'adaptation vous permettent d'apporter des réponses adaptées à vos différents interlocuteurs. Au-delà de la compétence, nous recherchons des candidat(e)s à fort potentiel, motivé(e)s, curieux(euses), ayant une capacité et une envie de travailler en équipe, dans un contexte de forte croissance, en France et à l'international.

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