Assistant / Assistante de direction
L'entreprise Alpes Froid Services, située à Aix-les-Bains, est spécialisée dans l'installation, le dépannage et la location de matériels frigorifiques. Afin de renforcer notre équipe nous recherchons un(e) assistant(e) de direction. Vos missions consisteront à : - Réceptionner, trier, diffuser l'information (traitement courrier, messagerie, téléphone, internet, intranet.) - Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie, Classe et archive les documents de la direction - Concevoir et mettre en forme les documents types au sein de l'entreprise les soumet à validation du directeur et les diffuse - Assurer le suivi et la mise à jour des documents de l'entreprise - Assure la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services, diffuse des notes de service: rédige les notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature du directeur, les reproduit et les diffuse. - Veille à la bonne application des décisions prises par la direction - Aide au recrutement, participe aux entretiens ou tri des cv en amont - Planifier les réunions avec la direction et l'ensemble des collaborateurs - Dans certains cas, préparer et organiser les différentes réunions: convocations, préparation des dossiers préalables - Réalise et / ou centralise les comptes rendus de réunions. - Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail. - Planifie les interventions des techniciens - Organise les déplacements, séminaires. - Elle peut se charger des achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau. - Contacts avec les interlocuteurs principaux : prend en charge l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient la direction avec les services internes et organismes externes : les clients, les fournisseurs... - Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service - Elle peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des dossiers dans le temps, établir et gérer des budgets, préparer et traiter des documents comptables. - Réunir les éléments nécessaires à l'établissement des fiches de paie des salariés - Vérifier et saisir les factures - Saisir les règlements fournisseurs - Relance téléphonique factures impayées client - Gestion des tableaux de bord comptables et techniques de suivi des contrats et prestations - Elle peut se voir confier des responsabilités plus importantes: suivre des dossiers dans le temps, établir et gérer des budgets, préparer et traiter des documents comptables. Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d'instructions ponctuelles données par le directeur. - Assure la permanence du service de direction en l'absence du directeur afin de préparer et d'alléger au maximum le travail de celui-ci - A accès aux informations parfois confidentielles. Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont elle a connaissance. - Assure une partie de la gestion comptable du service. Dans une petite entreprise, l'assistante de direction doit faire preuve de polyvalence et d'autonomie. Sa fonction est pluridisciplinaire. Peut être amené(e) à effectuer des déplacements professionnels et temporaires Poste du lundi au vendredi
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