Assistant agence (H/F)

Vos missions

Rattaché(e) directement au Responsable Financier d'Agence et en étroite collaboration avec le Directeur d'activité, vous rejoignez le service administratif et comptable. Vous participez activement à la vie de l'agence et au suivi administratif des affaires/chantiers.Après une formation interne à nos procédures et outils de gestion, vos missions principales s'articuleront autour de 3 axes :- Support Général & Vie de l'AgenceAccueil & Secrétariat : Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier (réception, numérisation, affichage, classement, archivage).Services Généraux : Gestion des commandes, des fournitures de bureau et du matériel informatique.Logistique : Organisation des réservations (véhicules, déplacements, repas, réunions, formations).Communication interne & Sécurité : Diffusion des notes de service, tenue à jour des affichages obligatoires et des supports sécurité (1/4h sécurité), conception de supports de communication locaux (plaquettes, présentations, kakémonos).Ressources Humaines (Suivi de proximité) : Gestion des visites médicales et suivi des habilitations du personnel.Commercial : Participation à la veille commerciale, préparation et dépôt des dossiers de candidature et des offres (réponses aux appels d'offres).- Administration des Affaires & ChantiersSuivi des offres : Ouverture et suivi administratif des affaires (marchés publics).Suivi opérationnel : Contrôle des pointages du personnel et suivi administratif de la clôture des chantiers (PV, DGD).Sous-traitance : Contrôle, gestion et transmission des contrats de sous-traitance.- Démarche QualitéMise à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi internes.Contribution à la tenue à jour des documents du Système de Management de la Qualité (SMQ).(Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon l'activité de l'agence).

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