Assistant administration des ventes H/F
À propos du poste
Nous recherchons un(e) Responsable administratif et opérationnel du Pôle Maintenance pour assurer la coordination, le suivi et la bonne organisation de l’ensemble des activités liées à la maintenance.
Véritable point de coordination entre les clients, les équipes techniques, les prestataires et les services internes, vous êtes garant(e) du bon traitement des demandes de maintenance, du suivi des interventions et de la qualité du service apporté aux clients.
Vous assurez également le suivi administratif et commercial du pôle : planification des interventions en partenariat avec le prestataire, gestion des demandes clients, suivi des devis et commandes, gestion des contrats et mise à jour des outils de suivi.
Votre rôle est essentiel pour assurer la fluidité et la performance du pôle Maintenance, depuis la réception de la demande jusqu’à la clôture de l’intervention et au suivi de la satisfaction client.
Responsabilités
Gestion et coordination du pôle Maintenance
- Assurer l’enregistrement et le suivi des maintenances annuelles.
- Qualifier les demandes et organiser leur traitement en fonction de leur urgence et des engagements contractuels.
- Coordonner les interventions du prestataire.
- Assurer le suivi des interventions jusqu’à leur réalisation et leur clôture.
- Veiller au respect des délais d’intervention et des engagements contractuels.
- Être l’interlocuteur privilégié des clients pour les demandes liées à la maintenance.
- Identifier les éventuels dysfonctionnements ou retards et mettre en œuvre les actions nécessaires à leur résolution.
- Préparer et suivre les devis liés aux interventions et travaux de maintenance.
- Assurer le suivi des commandes, bons d’intervention, bons de commande et documents contractuels.
- Préparer les éléments nécessaires à la facturation et assurer le suivi des factures.
- Suivre les contrats de maintenance et leurs échéances.
- Mettre à jour les dossiers clients et les outils de suivi de l’activité.
- Suivi du tableau de bord permettant de suivre l’activité du pôle : interventions en cours, interventions réalisées, délais, devis, facturation, contrats, etc.
- Expérience dans un poste administratif, de coordination ou de gestion de maintenance, idéalement dans un environnement technique ou de services.
- Une expérience dans la gestion d’un portefeuille clients ou dans la coordination d’interventions techniques est appréciée.
- Très bonnes capacités d’organisation et de planification.
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook, ainsi que des outils de gestion et de suivi d’activité (formation assurée).
- Excellentes capacités de communication écrite et orale.
- Sens du service client et capacité à gérer des interlocuteurs variés.
- Rigueur, réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Capacité à prioriser les urgences et à assurer un suivi rigoureux des interventions.
- Autonomie, sens des responsabilités et esprit d’équipe.
Nous recherchons avant tout une personne organisée, réactive et rigoureuse, capable de prendre en charge le suivi quotidien du pôle Maintenance et d'assurer une coordination efficace entre le service commercial et le prestataire réalisant les maintenances.
Rejoignez\-nous pour prendre part au développement d’un pôle Maintenance structuré, réactif et orienté satisfaction client.
Rémunération : 2 500,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
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