Assistant administratif régie bâtiment (f/h)

Missions principales

Sous la responsabilité du responsable de la régie bâtiment, l’assistante administrative est en charge de :

Gestion administrative et secrétariat :

• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes internes (services, écoles, partenaires)


• Gérer le courrier entrant et sortant (tri, diffusion, suivi)


• Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs (notes, comptes rendus, courriers)


• Assurer le classement et l’archivage des documents (papier et numérique)

• Enregistrer, suivre et relancer les demandes d’interventions via les outils métiers (type ATAC)


• Assurer le lien entre les demandeurs et les équipes techniques


• Mettre à jour les tableaux de suivi (état d’avancement, priorisation, délais)

• Participer à l’organisation administrative des plannings (interventions, congés, absences)


• Suivre les fiches d’intervention et assurer leur traçabilité


• Aider à la préparation des réunions de service (convocations, supports, comptes rendus)

• Assurer un rôle d’interface entre la régie bâtiment, les autres services municipaux et les prestataires


• Garantir la bonne circulation de l’information au sein du service


• Contribuer à la qualité du service rendu aux usagers internes

• Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire (engagements, dépenses)


• Vérifier la conformité des pièces administratives (devis, factures)


• Alerter la hiérarchie en cas d’écart ou de difficulté

• Participer au suivi administratif des commandes de fournitures et matériels (saisie, transmission, relance)


• Assurer le lien avec le magasinier et les fournisseurs


• Suivre les bons de commande, bons de livraison et factures en lien avec le service financier

Profil attendu

• Formation gestion\-administration (CAP/BEP/BAC)


• Expérience confirmée en maintenance ou travaux bâtiment

Avantages :

• CNAS


• Participation mutuelle et prévoyance

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