Assistant administratif H/F
VIVIENConsulting recrute un(e) Assistant(e) de gestion polyvalent(e) – ADV et location (H/F)
CDI à temps partiel – 28 heures par semaine
Lieu : \[ville à compléter] – Poste en présentiel
Rémunération : 2 000 à 2 250 € brut mensuels sur 12 mois pour 28 heures hebdomadaires, selon expérience.
Vous aimez les dossiers bien suivis, les échanges avec des interlocuteurs variés et les missions concrètes ?
VIVIENConsulting recherche une personne organisée et impliquée pour assurer la gestion administrative quotidienne, le suivi des ventes et la gestion administrative du parc de location.
En lien direct avec la direction et le responsable d’atelier, vous contribuerez au bon déroulement des opérations et à la qualité du service apporté aux clients.
Vos missions
Gestion administrative et comptable
- Déposer les factures de vente sur Chorus Pro et les plateformes clients, puis suivre leur traitement.
- Récupérer, contrôler et saisir les factures d’achat.
- Suivre les règlements clients et relancer les factures arrivées à échéance.
- Organiser les commandes de transport et les réservations d’hôtel.
- Assurer le suivi administratif des entrées et sorties du personnel et tenir à jour les dossiers salariés.
- Collecter et transmettre les éléments variables de paie.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique, ainsi que le traitement des courriels et la récupération du courrier.
- Gérer les fournitures de bureau, le classement et l’archivage.
- Établir les devis et suivre les bons de commande.
- Gérer le planning des locations en coordination avec le responsable d’atelier.
- Assurer la facturation des locations, notamment des dossiers de location longue durée.
- Réaliser les formalités de départ et de retour : photographies, états des lieux et procès\-verbaux.
- Préparer les facturations complémentaires justifiées : carrosserie, carburant et autres frais prévus au contrat.
- Suivre les assurances, les révisions et les contrôles techniques des véhicules.
- Traiter les contraventions, effectuer les démarches de désignation nécessaires et suivre les frais refacturables prévus aux contrats.
- Préparer les documents de vente des véhicules du parc.
- Suivre le renouvellement de la flotte avec les concessionnaires et les organismes de financement.
- Tenir à jour et archiver les dossiers de location.
- Enregistrer et classer les bons de commande de matériels neufs et d’occasion.
- Créer et suivre les dossiers sur la plateforme Martin 3D.
- Échanger avec les concessionnaires pour suivre les délais et obtenir les documents nécessaires.
- Mettre à jour les éléments R10\.
- Classer les dossiers de vente, les photographies techniques et les feuilles de fabrication.
- Facturer les matériels neufs et d’occasion et archiver les dossiers.
Vous disposez d’une expérience en assistanat de gestion, administration des ventes ou gestion administrative et comptable, idéalement dans une PME.
Nous recherchons une personne :
- Rigoureuse et organisée, qui respecte les échéances et vérifie ses dossiers.
- Autonome, capable de gérer les priorités et de signaler les difficultés.
- À l’aise dans les échanges, avec une bonne expression écrite et orale.
- Discrète, notamment concernant les informations financières et les dossiers du personnel.
- À l’aise avec Excel, les outils bureautiques et les plateformes numériques.
La connaissance des marchés publics et de Chorus Pro sera particulièrement appréciée. Une expérience dans la location, les véhicules ou les matériels professionnels et la carrosserie/aménagement constitue également un atout.
Les conditions du poste
- CDI de 28 heures par semaine.
- Horaires réguliers, avec une répartition définie ensemble avant l’embauche en fonction des besoins du service.
- Salaire fixe de 1800 à 2 150 € brut par mois pour 28 heures, selon votre expérience.
- Accompagnement à la prise en main des outils et des procédures.
- Échanges directs avec la direction et l’atelier.
Lieu du poste : En présentiel
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