Assistant administratif (h/f)

Rejoindre la Ville de Neuilly\-sur\-Seine, c’est choisir un cadre professionnel stimulant et valorisant.

Située aux portes de Paris, Neuilly\-sur\-Seine bénéficie d’une accessibilité optimale (Métro ligne 1, nombreuses lignes de bus) et d’un environnement de travail privilégié. Active et dynamique, la Ville mène de nombreux projets innovants au service de ses habitants.

Avec plus de 150 métiers représentés, Neuilly\-sur\-Seine recrute des profils variés, tous niveaux de qualification confondus : petite enfance, action sociale, culture, patrimoine, espaces publics, fonctions supports…

La politique RH de la Ville est attractive et tournée vers l’accompagnement des parcours professionnels, la formation et la valorisation des compétences.

Nos valeurs partagées :

• Sens du service public


• Esprit d’équipe


• Engagement

Poste:
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Au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique, vous êtes en charge du secrétariat courant et du suivi administratif.

Vos activités principales sont les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique de la direction,


• Enregistrement des courriers entrants et sortants pour toute la direction, mise sous pli des courriers sortants et redistribution des courriers entrants aux différents services,


• Courriers du service comptable : relances auprès des fournisseurs sur la facturation, annulations des bons de commande, litiges avec les entreprises (rédaction, envoi, suivi et classement), …


• Contrôle des pièces de déclaration de sous\-traitance, préparation du courrier d’agrément, envoi et classement,


• Préparation des certificats de libération des retenues de garantie, envoi et classement,


• Courriers du service parkings : contrôle de la conformité des contrats d’amodiation, mise en signature, envoi et classement,


• Courriers du service administratif et juridique : rédaction des comptes\-rendus de réunion et de chantier,


• Participation à la mise en place de la dématérialisation des courriers de la direction sur l’outil XBus

. Courriers de la commission communale de sécurité : mise en signature des courriers et bordereaux d’envoi, envoi des dossiers ERP aux services instructeurs, envoi des récépissés de dossiers, convocations, comptes\-rendus de visite, autorisations de travaux et avis aux pétitionnaires, courriers divers et classement

• Préparation du planning des congés et suivi de la saisie dans le logiciel e\-temptation,


• Etats des heures supplémentaires : édition, mise en signature, envoi et classement,


• Archivage,


• Réapprovisionnement en fournitures et consommables pour la direction (fournitures de bureau, etc.).

Profil:
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• Esprit d'équipe, rigueur et organisation, discrétion, adaptabilité et autonomie


• Formation secrétariat \- Diplômé Bac à Bac \+2, expérience dans un poste similaire appréciée


• Pratique des outils informatiques : SUITE OFFICE, INTERNET


• Connaissance appréciée des applications :

Autres informations:
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• de la rémunération statutaire, d’un régime indemnitaire avantageux et d’un 13ème mois,


• d’une politique active de formation,


• d’une gestion rigoureuse et dynamique de votre carrière,


• d’avantages sociaux proposés par le Comité Culturel et Social,


• d’une complémentaire santé et d’un contrat de prévoyance.

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