Assistant administratif H/F

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE:
L’EIDD est l’école d’ingénieurs interne de l’Université Paris Cité. Elle forme des professionnel.le.s dans les domaines à fort potentiel d’innovation, tels que les systèmes embarqués, l’optronique, les nanomatériaux, la bio\- informatique et les dispositifs médicaux. Implantée au cœur du 13ème arrondissement de Paris, sur le campus des Grands Moulins, l’EIDD bénéficie d’un environnement dynamique et central, à proximité immédiate de la bibliothèque François Mitterrand et en bord de Seine.

L’école rassemble aujourd’hui une communauté d’environ 270 élèves ingénieur.e.s encadré.e.s par 115 enseignant.e.s, enseignant.e.s chercheur.e.s, intervenant.e.s extérieur.e.s et personnels administratifs et techniques.

L’organisation interne de l’EIDD s’articule autour de trois cellules fonctionnelles :

• COACH : Cellule Organisation, Administration et Changement


• CAP : Cellule d’Appui à la Pédagogie


• CADRE : Cellule Accompagnement et Développement des Relations Extérieures.

RÉSUMÉ DU POSTE:
Placé.e au sein de la cellule CAP, en tant que coordinateur/trice de scolarité, vous aurez la charge de l’animation fonctionnelle et hiérarchique de l'équipe de scolarité (cellule CAP) ; vous concevrez et mettrez en œuvre l’évolution technique nécessaire à la délivrance d’un service de qualité aux différents acteurs de la scolarité. Vous coordonnerez l’ensemble des actes de gestion administrative et pédagogiques de cursus et modules d’enseignement des spécialités proposées par l’EIDD.
Vous êtes l’interface opérationnelle entre les apprenants, les enseignants, les cadres pédagogiques et les partenaires institutionnels. En tant que coordinateur/trice, vous assurerez la mise en œuvre, le suivi et l’expertise des procédures et des actes de scolarité et aurez un rôle de conseil auprès de la hiérarchie

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS:
Le Coordinateur/trice de scolarité a pour mission :

• Encadrer et animer l’équipe de la scolarité


• Organiser le fonctionnement du service et les relations avec les différents acteurs et usagers


• Planifier, répartir et superviser les missions de scolarité des membres de l’équipe


• Assurer le cadrage, la mise en place, la gestion et le suivi des différentes opérations de gestion du domaine : campagne d’admission, inscriptions, calendrier et planification des enseignements, examens, jurys, délivrance de documents aux usagers


• Accompagner les agents nouvellement recrutés, gérer les congés, mener les entretiens professionnels et rédiger les comptes rendus d’évaluation


• Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion de scolarité


• Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation et en collaboration avec la Direction des Etudes


• Appliquer la réglementation et alerter sa hiérarchie en cas d’irrégularité


• Veiller à la bonne application de la règlementation en matière d’accès aux formations, déroulement des examens, tenue des jurys, recours…


• Participer et/ou assurer l 'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire


• Participer à la prévention et à la gestion des contentieux


• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques en collaboration avec les services concernés


• Assurer une veille réglementaire


• Participer aux réunions qui concernent le domaine de la scolarité (réseau des scolarités …)


• Participer à la conduite du changement et à l’amélioration continue


• Perfectionner les méthodes et procédures de travail au sein du service (dématérialisation des procédures de candidature, de l’organisation des examens, etc.)


• Préparer la maquette du diplôme d’ingénieur et ses spécialités : modélisation, règles de calcul…


• Constituer un appui auprès de l’équipe de direction et des responsables pédagogiques dans la mise en oeuvre de l’offre de formation


• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs


• Assurer la continuité du service en fonction des besoins et demandes hiérarchiques

*Encadrement:* Oui

*Conditions particulières d'exercice:* ADE, APOGEE, AMETHYS, ECANDIDAT, NEOSCREEN, PRINEO, NEXTCLOUD, LIMESURVEY
Outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint)

PROFIL RECHERCHÉ
*Connaissances:*

• Connaissance de la réglementation de l ’enseignement supérieur et de la recherche.


• Connaissance de l’organisation et la réglementation des études d’ingénieur.


• Connaissance de la réglementation et des outils du domaine de la scolarité.


• Techniques de management, de communication et d’animation.


• Gestion des techniques de communication et des conflits.

*Savoir\-faire – Compétences opérationnelles:*

• Savoir travailler en équipe et en autonomie.


• Savoir communiquer, faire preuve de pédagogie et rendre compte.


• Savoir gérer son activité dans un calendrier complexe.


• Mettre en oeuvre des procédures et des règles.


• Capacité de synthèse écrite et orale.


• Bon niveau en orthographe et en syntaxe.

*Savoir\-être – Compétences comportementales:*

• Capacités d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode.


• Sens de l’organisation.


• Management des équipes.


• Rigueur / Fiabilité.


• Réactivité / disponibilité.


• Discrétion.


• Sens relationnel.


• Gout pour l’accueil du public.

*Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant):* Niveau III \- Bac\+2 DUT BTS ou diplôme équivalent

Rémunération : 1 795,21€ à 3 111,00€ par mois

Avantages 

• Aide au déménagement


• Aide au logement


• Formation linguistique offerte


• Prise en charge du transport quotidien


• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel

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