Assistant administratif H/F

RESPONSABILITÉS

Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement. Vos principales missions sont : Accueil et communication - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants. - Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations. - Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié. Gestion administrative - Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs. - Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion. - Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi. - Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable. - Assurer la gestion et le suivi des commandes de l'établissement destinés aux différents services de l'établissement. Suivi des usagers - Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties. - Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH...). - Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis. - Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins. Gestion administrative RH - Participer au suivi administratif des dossiers du personnel. - Organiser les visites auprès de la médecine du travail. - Assurer le suivi administratif des formations. - Contribuer à la mise à jour du registre du personnel et au classement des dossiers RH dans le respect des procédures. Travail en équipe - Collaborer étroitement avec la direction, les chefs de service et le comptable. - Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et institutionnelles. - Garantir la confidentialité des informations traitées et le respect des procédures de l'établissement. PROFIL RECHERCHÉ : Formation - Bac professionnel Gestion-Administration, Secrétariat ou BTS Support à l'Action Managériale (SAM), Gestion de la PME ou équivalent. Expérience - Une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire est souhaitée. - Une connaissance du secteur médico-social constitue un atout. Compétences - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). - Aisance dans la rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs. - Bonne capacité d'organisation, de planification et de gestion des priorités. - Connaissance des procédures administratives courantes et des outils de gestion documentaire. Qualités personnelles - Sens de l'accueil et excellent relationnel. - Organisation, rigueur et autonomie. - Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Esprit d'équipe et sens du service. - Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité. - Capacité d'adaptation auprès de publics en situation de vulnérabilité. Poste en CDI temps plein. Poste basé à Arnouville. Rémunération base SMIC selon expérience (CCN 66).

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