Assistant Administratif H/F

Brand description
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Organisation professionnelle qui représente les entreprises du bâtiment et des travaux publics de Seine\-et\-Marne. Le service Emploi de la FFB Île\-de\-France EST (BTP77\) aide ses adhérents, entreprises de BTP en Seine et Marne à recruter leurs nouveaux collaborateurs sur tous les métiers.

Job description
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Les missions sont les suivantes :

• Assister dans la gestion et l'organisation administrative (suivi de chantier, suivi d'activité, gestion de planning, préparation de réunions...)


• Saisir les tableaux de bord facilitant le contrôle et le reporting en cohérence avec les objectifs de la structure


• Centraliser les contrats liés à l'activité administrative établis par l'entreprise et intervenir en cas de litiges


• Assurer une veille réglementaire (réglementation sociale, fiscale et juridique)


• Saisir les documents de suivi de gestion interne, préparer les remises de chèques et le suivi des règlements clients


• Saisir les indicateurs de suivi des chantiers afin d'élaborer des reportings à la direction


• Recevoir et orienter les appels fournisseurs, clients, orienter aux collaborateurs concernés


• Gestion des fournitures (bureau), des sous\-traitants (suivi administratif, contrats…)


• Gestion ressources humaines (préparation salaires, demandes CP; notes de frais…)


• Organiser et communiquer les pièces comptables au comptable (factures, factures fournisseurs, éléments de paies...)


• Accueillir et traiter les demandes des prospects et clients


• Assurer les relances de règlements en retard


• Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier


• Diffuser les documents contractuels et administratifs (PPSPS, DC1, DC2\...)


• Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs


• Suivre le budget du chantier en collaboration avec les équipes opérationnelles (suivi de l'avancement, préparation des factures intermédiaires fonction de l'avancement...)


• Suivi des dossiers chantiers et veiller à la complétude des dossiers à tous les stades d'avancement (déclarations et autorisations nécessaires...)


• Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières…) nécessaires à la mise en œuvre du chantier


• Rédiger les contrats de sous\-traitance conformément aux propositions d'intervention définies par la direction


• Créer les dossiers clients suivant le format interne et veiller à la complétude des dossiers (dossier Ananh, CEE, déclaration de travaux...)


• Participer à des salons, forums, communications, etc.

Les compétences transversales :

• Maîtriser des logiciels de gestion (gestion de planning, gestion des stocks, estimations, CRM, ATS…) et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation…)


• Travailler en équipe en interne et en externe


• Déléguer les tâches en fonction des compétences et des responsabilités de chacun


• Communiquer en milieu professionnel, de manière adaptée dans une relation conflictuelle


• Organiser son activité professionnelle, temps de travail dans les délais


• Gérer son activité par le coût, le délai et la qualité à produire


• Agir face à un aléa


• Rigueur, ponctualité et sens du service client sont les qualités que nous recherchons


• L’organisation, le respect des procédures ainsi que des consignes de sécurité sont impératifs

LA FFB Île\-de\-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans la couverture \- ravalement \- isolation thermique \- rénovation et amélioration de l'habitat, 1 Assistant Administratif H/F en CDI.

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