Assistant administratif H/F

FICHE DE POSTE

Assistant(e) RH / ADV – Société de transport de marchandises

Entreprise : ETMSSecteur : Transport routier de marchandisesType de contrat : CDI – Temps pleinPoste : Assistant(e) RH / Administration des Ventes (ADV)Rémunération : 1 800 € net par mois de salaire de base, selon profil et expérienceLieu de travail : Bailly\-Romainvilliers (77\)

1\. MISSIONS PRINCIPALES

Dans le cadre du développement de l’entreprise, nous recherchons un(e) Assistant(e) RH / ADV ayant idéalement une expérience dans le secteur du transport routier de marchandises.

La personne recrutée sera un véritable soutien administratif de l’entreprise et travaillera en collaboration avec la direction, l’exploitation, les conducteurs et les clients.

Le poste est polyvalent et comprend deux grands domaines : ressources humaines et administration des ventes.

2\. MISSIONS RH – RESSOURCES HUMAINES

Administration du personnel

• Préparation et suivi des dossiers du personnel.


• Gestion des entrées et sorties des salariés.


• Préparation des documents administratifs liés à l’embauche.


• Suivi des contrats de travail et avenants.


• Suivi des périodes d’essai.


• Gestion et classement des dossiers salariés.


• Suivi des congés et absences.


• Suivi des arrêts de travail et des documents administratifs.


• Organisation et suivi des visites médicales.


• Suivi des formations obligatoires.

• Contrôle et suivi des permis de conduire.


• Suivi des cartes conducteurs.


• Suivi des documents nécessaires à la conduite des véhicules.


• Suivi des renouvellements et échéances.


• Constitution et mise à jour des dossiers conducteurs.


• Relance des salariés lorsque des documents arrivent à échéance.


• Suivi administratif des habilitations et formations.

• Préparation des éléments variables de paie en lien avec le cabinet comptable ou le service paie.


• Transmission des informations relatives aux absences, congés, primes et éléments variables.


• Suivi des heures et éléments administratifs des conducteurs.


• Préparation de tableaux de suivi RH.


• Classement et archivage des documents.

Gestion des clients

• Création et mise à jour des dossiers clients.


• Enregistrement et suivi des commandes de transport.


• Saisie et contrôle des informations nécessaires à la réalisation des prestations.


• Suivi des dossiers clients.


• Gestion des demandes et réclamations clients.


• Transmission des informations à l’exploitation.

• Contrôle du bon déroulement administratif des prestations.


• Suivi des livraisons et enlèvements.


• Contrôle des documents de transport.


• Récupération et classement des preuves de livraison (POD).


• Suivi des anomalies et des dossiers incomplets.


• Relance des différents interlocuteurs lorsque nécessaire.

• Préparation des éléments nécessaires à la facturation.


• Contrôle des prestations réalisées.


• Vérification des tarifs et conditions commerciales.


• Contrôle des bons de livraison et justificatifs.


• Suivi des factures émises.


• Suivi des impayés et relances clients en collaboration avec la direction ou la comptabilité.


• Gestion des avoirs et corrections de facturation.

• Enregistrement des réclamations clients.


• Constitution des dossiers de litiges marchandises.


• Recherche des documents nécessaires au traitement des réclamations.


• Coordination avec l’exploitation et les conducteurs.


• Suivi des réponses apportées aux clients.


• Mise à jour d’un tableau de suivi des litiges.


• Transmission des dossiers à l’assurance lorsque nécessaire.

La personne sera également chargée de mettre en place et de tenir à jour différents tableaux de bord :

• Suivi du personnel.


• Suivi des permis et cartes conducteurs.


• Suivi des visites médicales.


• Suivi des formations.


• Suivi des congés et absences.


• Suivi des prestations de transport.


• Suivi des factures.


• Suivi des impayés.


• Suivi des litiges.


• Suivi des documents administratifs.


• Reporting régulier auprès de la direction.

6\. RELATION AVEC LES DIFFÉRENTS SERVICES

Le poste nécessite une collaboration quotidienne avec :

• La direction.


• Le responsable d’exploitation.


• Les exploitants.


• Les conducteurs.


• Les clients.


• Les fournisseurs.


• Le cabinet comptable.


• Les organismes sociaux.


• Les organismes de formation.


• Les assurances et différents interlocuteurs administratifs.

Nous recherchons une personne :

• Ayant une expérience dans une société de transport de marchandises.


• Ayant idéalement une expérience en RH et/ou ADV.


• Organisée, rigoureuse et autonome.


• À l’aise avec les tâches administratives.


• Ayant un bon relationnel.


• Sachant gérer plusieurs dossiers simultanément.


• À l’aise avec les outils informatiques.


• Maîtrisant Excel et les outils bureautiques.


• Ayant le sens des priorités et du suivi.


• Capable de travailler avec des conducteurs et une équipe d’exploitation.


• Discrète et respectueuse de la confidentialité des informations RH.

La connaissance des problématiques liées aux conducteurs PL/SPL, cartes conducteurs, permis, visites médicales, documents de transport et réglementation du transport constitue un véritable atout.

8\. QUALITÉS PERSONNELLES

• Rigueur


• Organisation


• Réactivité


• Autonomie


• Ponctualité


• Esprit d’équipe


• Sens du service


• Bon relationnel


• Discrétion et confidentialité


• Capacité à gérer les urgences


• Esprit d’initiative

Salaire de base : 1 800 € net par mois, selon expérience et profil.

Poste à pourvoir en CDI à temps plein.

La rémunération et les éventuels avantages complémentaires pourront être précisés lors de l’entretien.

10\. OBJECTIF DU POSTE

L’objectif principal est d’assurer un suivi administratif efficace du personnel et des clients, tout en apportant un véritable soutien à la direction et au service exploitation.

La personne devra être capable de suivre ses dossiers de manière autonome, d’anticiper les échéances et de garantir que les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise sont à jour.

Poste particulièrement adapté à une personne connaissant déjà le fonctionnement d’une entreprise de transport routier de marchandises.

Rémunération : à partir de 1 795,21€ par mois

Lieu du poste : En présentiel

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