Assistant administratif (H/F)
Placé(e) sous l'autorité du/de la Directeur/trice de site, l'assistant(e) de direction est amené(e) à travailler avec l'ensemble des services du site et les étudiants. Vos missions : 1. Gestion administrative et logistique Suivi administratif :
• Rédaction, préparation et diffusion de documents (notes de service, procédures, comptes-rendus, conventions, attestations) en respectant la charte graphique et les règles administratives. Accueil et organisation :
• Gestion des agendas, prise de rendez-vous, planification de réunions (Aurion, Outlook), tri et diffusion des informations (courriers, messageries, appels). Gestion des achats et déplacements :
• Établissement et suivi des demandes d'achat (portail dédié).
• Organisation des déplacements (ordres de mission, réservations, notes de frais). Coordination avec les prestataires :
• Suivi des échanges avec les prestataires (ménage, accueil, restauration). Gestion des dossiers étudiants et enseignants :
• Préparation des entretiens professionnels annuels.
• Organisation des embarquements des élèves (planification, formalités administratives, réservations).
• Coordination des équipages promotionnels et représentation étudiante lors d'événements. 2. Organisation d'événements et intégration territoriale Logistique événementielle :
• Pilotage de l'organisation d'événements (colloques, JPO, etc.) en collaboration avec l'équipe technique. Gestion des locations de salles :
• Accueil et coordination avec les organismes externes, interlocutrice privilégiée dans la préparation des évènements avec l'assistant de prévention Développement de partenariats : Participation à des événements régionaux et nationaux (forums, expositions, colloques). Animation de la vie du site :
• Proposition et organisation d'activités de cohésion pour le site havrais (préparations et réalisation des visites du site, support à la mise en œuvre de partenariats, participation ENSM à des évènements régionaux (forums étudiants, expositions, colloques, .)) 3. Référent vie étudiante Représentation institutionnelle :
• Participation à des groupes de travail liés à la vie étudiante. Soutien aux associations étudiantes :
• Accompagnement des associations (Bural, BDS, Hydro Sailing Team, Chorale). Relais d'information :
• Diffusion des événements étudiants et orientation des demandes en collaboration avec le Bureau des Études et Formations (BEF) - Relais entre les étudiants, la direction et les équipes pédagogiques.
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