ASSISTANT ADMINISTRATIF - H/F

Description

• Gestion du courrier jusqu'à son archivage et des BAL outlook associées

• Assiste la Directrice dans la gestion des instances (Comités Syndicaux, Bureaux, Commissions) : convocations, rapports, délibérations, publications, envois aux élus, procès-verbaux.

• Gestion des moyens généraux : parc automobile, téléphonie fixe et mobile, photocopieurs, petites fournitures, des marchés, du budget associé et de l'inventaire.

• Gestion des systèmes d'information : lien avec l'infogérant pour le suivi des journées de régie, organisation des COPIL, prise de rdv, déclarations incidents globaux, gestion des marchés, du budget associé et de l'inventaire.

• Gestion du site : accueil des entreprises, lien pour les travaux avec le Département

• Elaboration et suivi des tableaux de bord et indicateurs liés à l'activité, actualisation des bases de données du Syndicat

• Suivi des conventions avec les partenaires

• Suivi de l'archivage et des demandes des services MISSIONS SECONDAIRES:

• Accueil physique et téléphonique

• Gestion des agendas, organisation de réunions

• Elaboration des comptes-rendus des réunions internes et externes

• En cas d'absence du binôme : Gestion de l'agenda du Président et du Directeur Général des Services, redondance sur les missions Profil recherché : CONNAISSANCES :

• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques, * publipostage indispensable, * gestion de base de données

• Maîtrise des techniques de secrétariat, * prise de notes SAVOIR FAIRE :

• Capacité rédactionnelle, orthographe impeccable

• Recherche documentaire

• Archivage

• Suivi d'un budget, préparation budgétaire SAVOIR ÊTRE:

• Organisation

• Confidentialité - Relationnel

• Sens de l'initiative

• Rigueur, travail en équipe

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