Assistant administratif H/F

Nous recherchons un.e Assistant.e Administratif.ve

Missions du poste :

L’assistant.e de la cadre administrative contribue au bon fonctionnement administratif de l’association en apportant un soutien opérationnel, organisationnel et logistique à l’Assistante de direction sur l’ensemble de ses missions. Elle facilite également le travail des équipes en les renseignant sur les aspects pratiques liés à leur activité quotidienne.

Assurer la mise à jour régulière du site web de l’association (WordPress) et veiller à la qualité des contenus publiés, en accord avec la direction

Organiser la boite mail spécifique du service ASELL concernant les fiches d’orientation : traiter et classer les mails envoyés par les partenaires sociaux

Activité et taches du poste :

Sous les directives de la cadre administrative, participer aux tâches suivantes :

Classement et archivage des dossiers administratifs

Traitement des mails et des courriers et dispatching aux différents services

Organiser la boite mail spécifique du service ASELL concernant les fiches d’orientation : traiter et classer les mails envoyés par les partenaires sociaux

Accueil téléphonique et physique.

Prise de RDV pour l’équipe de direction

Mise en forme des documents, rapports administratifs et supports de communication de l’association

Participation à la préparation des temps associatifs.

Mise à jour des bases de données logement, véhicule, téléphonie, informatique, assurance, sécurité des bâtiments…

Déclarations de sinistres logement et véhicules

Dépôts de plaintes concernant la sécurité des personnes et des biens

Gestion des flottes logements, assurances et véhicules Gestion des stocks de consommables bureautiques et informatiques, des tickets RTM (Inventaire, demande de devis et commande…).

Gestion de la banque alimentaire (commande et livraison)

Encaissement des participations et redevances

Gestion des dons vêtements, jouet et divers : Evaluation des besoins des services, appel aux dons, organisation logistique, rangement et classement…

Support opérationnel aux équipes (Apporter des réponses pratiques aux collaborateurs pour les aider dans leurs tâches courantes).

Création et mise à jour d’outils pour l’ensemble des services

Assurer la gestion globale du site web : mise à jour des contenus, suivi technique, amélioration de l’expérience utilisateur et coordination avec les prestataires, si nécessaire.

Relations fonctionnelles :

\- En interne : Avec le Directeur, la cadre administrative et l’ensemble des salariés de l’association pour la réalisation des différentes taches énumérées ci\-dessus, les membres du bureau de l’association, les membres du conseil d’administration

\- En externe : avec les fournisseurs, les partenaires sociaux, les prestataires de services, les organismes publics et privés, les personnes hébergées au sein de l’association

Exigences requises :

*\- Compétences professionnelles :*

Bonne maitrise de l’expression orale et écrite

Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation : peut être amenée à modifier ses horaires de travail en fonction des besoins associatifs

Sens de l’organisation et des priorités, Sens des responsabilités Sens de la hiérarchie

Rigueur, Respect des procédures et des normes. Réactivité, capacité à argumenter des décisions.Esprit d’initiative, Anticipation, respect des délais, discernement

*\- Compétences techniques* *:*

Maitrise des outils bureautiques et informatiques (Pack Office, Canva…)

Gestion de contenu web : Capacité à intégrer textes, images, documents, liens, et à organiser les pages du site. Une expérience sur WordPress sera un plus

Permis B

*\- Compétences relationnelles :*

Sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience, confidentialité, discrétion, souplesse lui sont demandés.

Conditions et contraintes d’exercice

Travail en bureau avec horaires réguliers.

Montée et descente régulières d’escaliers.

Grande disponibilité.

Dans certains contextes, risques d'incivilités et de violences dans la relation aux personnes.

Respect absolu du secret professionnel.

Relative autonomie dans l'organisation du travail, le choix des méthodes.

Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique.

Bruit du téléphone et de la salle d’accueil.

Travail sur écran en permanence avec contraintes posturales.

Manutention de dossiers pour consultation, mise à jour, archivage.

Gestes répétitifs lors de la frappe sur le clavier.

Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d'autres.

Réaliser des déplacements au cours de la journée pour effectuer diverses courses ou achats

Cadre statutaire : \- Filière : ADMINISTRATIVE Regroupement 3\.2

\- Cadre d’emploi : ASSISTANT ADMINISTRATIF Coefficient 392

Dans l’association La Caravelle, nous avons pour but de mettre à disposition « Un toit pour se reconstruire ». Nous œuvrons tous ensemble dans l’entraide à améliorer les conditions de vie des personnes en difficulté allant du demandeur d’asile, à la victime de violences conjugales en passant par les ménages en difficulté jusqu’à l’enfant placé par le biais d’un accompagnement sociable global. Nous aimons travailler en partenariat avec les puissances publiques et autres associations en externe et entre la centaine de collaborateurs présents au sein de nos différents services.

Si vous pensez qu’honnêteté, altruisme, bienveillance, responsabilité, ouverture d’esprit, patience, pédagogie, une capacité d’adaptation et de polyvalence, le travail en équipe avec une certaine autonomie, sont des termes qui vous représentent, nous attendons vos candidatures accompagnée d'une lettre de motivation.

Rémunération : 2 105,06€ à 2 210,31€ par mois

Avantages 

• Prise en charge du transport quotidien

Cette annonce provient de indeed. Voir l'annonce originale ↗