Assistant administratif F/H

Sous la supervision du responsable du pôle administratif, réalise les activités administratives associées aux missions et à l’action de la Direction de l’Environnement, de l’Agriculture et du Développement Durable . en collaboration avec l’autre assistante du pôle administratif de la Direction.

Mission

Vos missions

Production de documents à l'aide d'une suite bureautique (Word, Excel) : mise en page, relecture, correction des projets de courriers des collaborateurs, Réception et traitement des courriers et documentations : quotidiennement scan, saisie et suivi des parapheurs dans le logiciel courrier (Elise) et suivi physique des parapheurs, Réception et traitement des appels téléphoniques de la DEADD : accueil, orientation des appels, prise de message, réponse aux interlocuteurs dans la limite des compétences de l’assistante. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental, Conventions, arrêtés, décisions : intégration dans ELISE, rédaction des bordereaux d’envoi ou de signature interne, transmission aux signataires internes/externes, prise en charge du contrôle de légalité et transmission exemplaires signés aux partenaires, Accueil physique, information, orientation des visiteurs au sein de la DEADD. Si nécessaire, orientation vers les autres directions du Conseil départemental, Suivi de l'agenda hebdomadaire et du planning annuel de la DEADD (saisie systématique dans les fichiers de suivi des réunions, formations, congés, réservations de VL…), Rédaction de certains courriers types (bordereaux, notifications ou refus de subventions, …), Commande d’impressions de documents pour réunions ou dossiers à l’imprimerie interne, Organisation des réunions : vérification des agendas, prise de contact avec les partenaires, élus locaux, réservation de salles, rédaction de courriers d’invitation, relance téléphonique, mise en forme de compte\-rendus, mise à jour des bases de données (fichiers contact) Veille à l'entretien du matériel : signale les dysfonctionnements sur les ordinateurs, les imprimantes ou autre matériel, Veille à l’accueil des nouveaux arrivants : suivi de la procédure pour l’installation du bureau, de l’ordinateur, du compte de messagerie et la délivrance du badge, Participation aux manifestations de la DEADD et à leur organisation (logistique notamment), Gestion des commandes de fournitures et petites commandes diverses : inventaire des besoins, réception et vérification de la livraison, Participation au tri, classement et archivage des documents (papiers et informatique) selon le plan de classement établi par les services, Assure l’intérim en son absence, de l’autre assistante de la Direction, En concertation avec le responsable du bureau administratif et dans le cadre d’une gestion collective des dossiers, chaque assistante se verra néanmoins attribuer certaines tâches administratives spécifiques (parmi le suivi des sorties nature, les commandes des fournitures de bureau, les prêts des expositions et outils pédagogiques, le suivi des demandes de subventions, l’organisation de manifestations…).

Profil

Vous avez de l’expérience sur un poste d’assistanat ou administratif, vous avez une bonne maitrise rédactionnelle et une excellente orthographe. Également, vous maitrisez des techniques de secrétariat. Vous avez une bonne connaissance du pack office et l’outil informatique en général. Vous êtes reconnu pour votre diplomatie et vos qualités relationnelles affirmées. Vous avez de l’appétence pour le travail en transversalité et la polyvalence.

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