Assistant administratif et pédagogique des formations Métiers de la forme F/H (REF 336)

À propos de nous

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement\-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.

Le service de la scolarité de la Faculté des Sciences du Sport et du Mouvement Humain (F2SMH) est chargé d'organiser la gestion des formations (environ 22\) de niveau DEUST, LP, Licence et Master. Cela concerne un près 2\.000 étudiants par an. Vous serez rattaché hiérarchiquement à la responsable du service scolarité, composé de 11 agents administratifs.

Mission

Missions

• Assurer le suivi administratif des formations :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

Classer/archiver des documents en respectant les critères Qualiopi

Réaliser des devis pour les achats pédagogiques, évènements

Rédiger des conventions de locations de salles

Etre en soutien pour la gestion des intervenants (déclaration et répartition heures CM, TD, TP)

Organiser des déplacements en France et à l’international

Organiser et coordonner les évènements (JPO, salon infosup,…)

Préparer les dossiers pour le recrutement des candidats

• Assurer le suivi pédagogique des formations :

Assurer l’accueil, l’information et le suivi des étudiants

Être en soutien pour l’organisation de l’année universitaire, l’élaboration et le suivi des calendriers pédagogiques et des emplois du temps

Identifier et gérer les besoins de réservation de salles

Organiser les dossiers pour les jurys

Réaliser le suivi individuel des stagiaires et des alternants

Archiver les documents officiels

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C


• Corps de recrutement : ATRF


• Quotité de travail : 50%


• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt


• Poste ouvert aux contractuels


• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois


• Localisation géographique : F2SMH, 543 cours Rosalind Franklin Campus Sciences Université de Toulouse


• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1


• Rémunération brute comprise entre 1802€ et 1900€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires \+ montant cotation du poste 178€.

Informations complémentaires et sujétions du poste

Contraintes horaires dues à l’organisation de recrutement, soutenances, JPO

Profil

Connaissances

• Connaître l’organisation générale des formations (LMD)


• Connaître l’offre de formation du département Métiers de la forme


• Avoir des notions de Qualiopi


• Avoir des notions sur les achats et le budget dans un contexte universitaire


• Avoir des notions sur les statuts d’alternant/contrats professionnels

Savoir\-faire techniques

• Maîtriser les logiciels : Moodle, SIFAC\+, Word, Excel, PowerPoint et messagerie électronique


• Rédiger des documents, réaliser des synthèses

Savoirs comportementaux

• Rigueur, organisation, anticipation


• Ecoute, disponibilité, aisance relationnelle


• Réactivité, sens de l’initiative, dynamisme

Diplôme requis : BAC

Durée Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience)

Politique sociale et avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun


• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats \> à 10 mois


• 3 Options de temps de travail (si contrat \> à 10 mois): 39h10 \=\> 55 jours de congé, 38h15 \=\> 50 jours de congé, 37h20 \=\> 45 jours de congé


• Possibilité d’aménagement du temps de travail


• Télétravail possible en fonction du poste


• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes en situation de handicap


• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale


• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026


• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, …)


• Chèques vacances


• Service social


• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)


• Activités sportives et culturelles


• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)


• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)


• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)


• Accès bibliothèques universitaires


• Déploiement 10min de sport sur temps de travail


• Parking sur place


• Crèche

*Dans le respect des valeurs du service public, l'Université de Toulouse s'engage en faveur de l'égalité des chances et de la lutte contre toutes les formes de discrimination. Toutes les candidatures sont étudiées de manière équitable, sur la seule base des compétences et qualifications requises pour le poste.*

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