Assistant administratif et de formation (H/F)

VOS MISSIONS

1. Gestion administrative & financière de la société et des entités Comptabilité/facturation & administratif - Émission des devis et factures - Suivi des règlements et relances clients - Collecte et archivage des documents (facture fournisseurs, devis, contrats, etc) - Règlement des factures fournisseurs - Préparation des éléments et suivi avec le cabinet comptable pour la TVA et le bilan comptable de la SAS et SCEA - Faire le lien avec les commissaires aux comptes pour la SAS et le FDD - Etablissement et déclaration de la TVA de la SCI - Etablissement de la liasse fiscale SCI et du bilan annuel du FDD - Participation au suivi de trésorerie du groupe (SAS, SCEA, SCI, FDD) - Suivi du parc informatique et commandes fournitures - Gérer les dossiers de demandes de subventions (SAS, SCEA) Paie & Administration RH - Transmission des variables de paie de la SAS - Suivi des congés et autres éléments contractuels (e.g. mutuelle.) de la SAS - Préparation et accueil de nouveaux salariés de la SAS - Payer les salaires du groupe - Gérer les dossiers de formations internes - Interlocuteur avec le cabinet social et la médecine du travail, dont suivi des rendez vous 2. Administration de la formation Gestion administrative des intervenants - Rédaction et suivi des contrats formateurs, avec collecte des pièces administratives - Suivi des heures réalisées, des devis et transmission des éléments pour paiement - Gestion logistique de la venue des intervenants (y compris logement) - Suivi budgétaire des postes concernés Gestion administrative des apprenants - Suivi des candidatures (réception, complétude, relances) - Organisation administrative du processus de sélection - Émission des conventions / contrats de formation - Suivi des dossiers individuels (pièces, attestations, émargements) Gestion des financements - Montage et suivi des dossiers de financement (CPF, OPCO, France Travail, autofinancement.) - Suivi des prises en charge - Facturation et relances - Coordination avec les financeurs Suivi Qualiopi - Mise à jour des indicateurs - Archivage des preuves - Préparation et suivi des audits (tous les 2 ans) VOUS ... Profil - Bac +2 à Bac +5 en gestion / administration / finance - 2 à 5 ans d'expérience minimum - Expérience en organisme de formation fortement appréciée (la connaissance des exigences Qualiopi ou des dispostifs de financement type CPF est un vrai atout) Compétences - Rigueur et organisation - Capacité à gérer plusieurs flux en parallèle - Bonne compréhension des mécanismes financiers & comptables - Maîtrise de la suite Office, notamment Excel / Google Sheets - Aisance avec les outils numériques (la maitrise de Pennylane est un plus) Ce que nous recherchons vraiment Une personne : - fiable - autonome - capable d'anticiper - à l'aise dans une PME en croissance

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