Assistant administratif et commercial H/F

Entreprise spécialisée dans la production et commercialisation de fruits frais (pommes, poires, raisin) à destination de la grande distribution, grossistes, export et industriels agroalimentaires.

Recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) pour assurer l'accueil physique et téléphonique de l'entreprise, et venir en soutien aux équipes administratives et commerciales en place, pour une durée de 7 mois (jusqu'en décembre).

DISPONIBILITE IMMEDIATE

Missions :

Gestion administrative et accueil

· Accueil physique et téléphonique \- Horaires accueil: 8h\-12h et 14h\-18h

· Distribution du courrier et e\-mails (affranchir, trier, distribuer quotidiennement)

· Classements administratif divers

· Classement des dossiers facturés – quotidiennement

· Archivage 1 fois par mois

Gestion des commandes par téléphone, fax, courrier, messagerie ou EDI

· Enregistrer leurs commandes et leurs délais

· S'assurer des livraisons dans les délais

· Saisir et éditer les éléments nécessaires à la livraison et à la facturation

· Saisie du stock pour les commandes marché Français

· Vérification des dossiers de vente avant facturation : prix : unité facturation kilo/colis/pièces, quantité, emballages, variétés, nombre de pièces si barquette ou sac.

· Facturation des dossiers de ventes et transmission en EDI \+ courrier

· Traitement des litiges : établissement avoir client

Suivi des clients

· Régler les problèmes ou petits litiges liés aux commandes ou aux livraisons

· Suivi et établissement des avoirs et renseignement du fichier de suivi des litiges existants

· Gérer les dossiers commerciaux

· Informer les attachés commerciaux et la direction commerciale

· Capacité à maintenir une présence commerciale en cas d’absence au service commercial (prise de validation de commande, correspondances commerciales…)

Transport et logistique

· Gestion et remplissage du tableau de suivi transports

Résultats attendus

· Commandes saisies, honorées et payées dans les délais

· Nombre et importance des clients traités et fidélisés

· Tableaux de suivi actualisés et transmis

· Relations de qualité avec les clients et les collègues des autres services

Conditions d'exercice du métier

Autonomie et responsabilité
Ce poste dépend de la responsable ADV
Autonome dans son travail, il ou elle est responsable de la gestion des commandes et du suivi des clients dans le cadre de la politique commerciale définie par la direction.

Moyens et ressources
Equipements informatiques et de communication connectés au réseau de l'entreprise.
Gestion de documents commerciaux et comptables comme les tarifs, publicités, bons de commandes, bons de livraisons, factures, avoirs, etc.

Relations internes et externes
Travail au sein d'une équipe d'assistants.
Relations internes avec les commerciaux, la direction commerciale, les achats (prix de revient), la comptabilité (avoirs), le service expédition (cas exceptionnels, annulations ou priorités).
Relations externes avec les clients.

Environnement de travail
Il ou elle travaille à des horaires normaux, en open space, en permanence au téléphone, devant son écran, ou les deux simultanément. Il ou elle peut être exceptionnellement amené(e) à participer à des salons professionnels.

Compétences requises

Compétences spécifiques

· Bien connaître l'entreprise et l'organisation du travail pour informer le client de manière appropriée

· Connaître les produits et leurs principales caractéristiques ainsi que les bases techniques nécessaires selon le type de produits

· Gérer une commande et un dossier client jusqu’à la facturation

· S'informer et transmettre l'information efficacement : être à l'écoute, poser les questions pertinentes, reformuler, etc.

· Argumenter et négocier en s'adaptant à des personnalités variées

· Synthétiser les informations, les transmettre de manière claire et précise selon les procédures définies

· Résoudre rapidement les problèmes

· Rédiger un courrier commercial

· Maîtriser les outils bureautiques : traitement de textes, tableur, base de données…

· Savoir utiliser les outils de communication

· Parler une ou des langues étrangères, Anglais requis

Compétences transversales

· S'adapter aux évolutions

· Être autonome et prendre des initiatives

· Faire preuve d'une bonne organisation et de rigueur

· Communiquer avec des interlocuteurs variés, aussi bien de visu qu'au téléphone

· Travailler en équipe et en Open space

· Être capable de gérer plusieurs tâches simultanément

· Informer la responsable ADV en cas de dépassement des horaires définis au contrat

Possibilité d'effectuer des heures supplémentaires,

Peut être amené à travailler le samedi matin.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 8 mois

Rémunération : 12,55€ par heure

Lieu du poste : En présentiel

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