Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
Dans un contexte de démarrage récent d’une nouvelle usine, la performance de l’activité Facility Management vous intéresse ? Être quotidiennement au contact de collaborateurs et de partenaires externes vous motive ? Rejoindre une entreprise où valeurs et responsabilité sociétale donne du sens à notre quotidien ? Si ces questions vous inspirent, nous vous proposons de rejoindre Carl Zeiss Meditec SAS en tant qu' Assistant Facility Management H/F. Carl ZEISS Meditec SAS en quelques mots : C’est une des filiales du leader mondial de l’industrie optique et optoélectronique ZEISS, rattachée à la division technologies médicales du groupe. Le site de La Rochelle appartient à cette filiale et produit des lentilles intraoculaires destinées au traitement de la cataracte. Employant plus de 230 collaborateurs, le site a récemment construit une nouvelle usine à l’image de ZEISS, innovante, automatisée et digitale. Le site de production actuel héberge des services Support dont le département Services généraux, HSE & FM qui compte actuellement 9 collaborateurs. Être Assistant(e) Facility Management H/F chez CARL ZEISS Meditec SAS c’est :
• Planifier et coordonner les opérations de service sur site pour le bon fonctionnement des installations (hors outils de production) et le maintien en état des bâtiments
• Apporter son support administratif et organisationnel lié à l’intervention de prestataires externes sur son périmètre
• Contribuer à la performance des services généraux du site de La Rochelle en répondant aux besoins des services internes Directement rattaché(e) à la Responsable services généraux et HSE de notre usine, vos principales missions seront les suivantes : Gestion des prestataires et suivi des contrats : - Contribuer à la mise en œuvre du plan de maintenance préventive et curative des installations et des bâtiments - Participer à la mise en place, à la vérification et au suivi des contrats de prestations techniques et de services - Echanger régulièrement avec les fournisseurs des contrats afin d’assurer la meilleure prestation de suivi et de maintenance - Identifier et proposer des partenaires potentiels (sourcing, demande de tarification) avant validation par la hiérarchie Organisation des interventions : - Coordonner les plannings de maintenance préventive et les visites réglementaires des installations et des bâtiments (hors outil de production) - Organiser les différentes phases des interventions dans le respect des règles qualité, sécurité et environnement de notre site - Accueillir les intervenants externes sur site et formaliser les documents HSE nécessaires - Organiser et suivre les contrôles obligatoires des organismes agréés - Gérer et tracer l’affectation des badges d'accès du personnel et des visiteurs du site - Réceptionner, analyser, hiérarchiser et prendre en charge les demandes des services en interne Pilotage des sujets administratifs : - Assurer le suivi administratif et légal des prestations liées à son périmètre (plan de prévention…) - Créer et suivre dans l’ERP les demandes d’achat, les prestataires, les commandes et les pré-paiements (hors production du site) - Apporter un support aux projets du site impactant les installations et le bâtiment - Réceptionner, hiérarchiser et prendre en charge les demandes des services internes en assurant la satisfaction des collaborateurs du site (demandes de déplacements, flotte de véhicules …) - Garantir le transfert des factures et des notes de frais en support au service comptabilité (gestion fournisseurs, commandes, facturation, notes de frais) - Gérer l'envoi et la réception du courrier du site en intégrant une notion de confidentialité - Tenir à jour les indicateurs et les tableaux de bord de son périmètre - Traiter les demandes de déplacement des collaborateurs du site Et vous dans tout ça ? Vous justifiez d’une première expérience réussie en gestion administrative au contact de clients internes et de fournisseurs de service dans un environnement industriel. À l’aise avec la suite Office , vous utilisez ces outils pour structurer l’information, suivre des indicateurs et préparer des supports clairs et professionnels. Reconnu(e) pour votre sens pratique et vos qualités relationnelles, vous savez créer des liens de confiance, collaborer efficacement avec différents interlocuteurs et maintenir une communication ouverte, fluide et transparente. Réactif(ve), vous savez anticipez les besoins en matière d’équipements, de services et d’installations afin d’assurer un environnement de travail fonctionnel, sûr et agréable pour tous. Votre rigueur et votre sens de l’organisation et de l’adaptation seront également les clés de votre réussite sur ce poste. Date d’intégration souhaitée : dès que possible Le quotidien chez Carl Zeiss Meditec SAS : Nous rej...
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