ASSISTANT ACCUEIL ET ADMINISTRATIF (H/F)
1/Standard : SERVICES AUX USAGERS et AUX PERSONNELS Réception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la bonne personne recherchée, soit vers un service compétent, utilisation de la messagerie de correspondance type , spécifique à l'entreprise Mise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent .) Traitement des demandes de renseignement téléphonique Accès à un fonds d'information sur les structures présentes dans le site, leurs missions et leur organisation (qui fait quoi ?), ainsi que sur les dossiers d'actualité et les grands évènements qui peuvent générer des afflux d'appels 2/Accueil physique : Image de la société et de son organisation représenter physiquement une ou plusieurs organisations informer et orienter les clients ou les visiteurs, de manière permanente ou dans le cadre d'évènements donnés valoriser l'image de ou des entreprises 3/ Administratif : Gestion de la messagerie mails et transmission des demandes clients, prescripteurs, candidats etc. auprès du service compétent Gestion des courriers « jours fériés » et transmission des retours clients aux RS Traitement des ordres de mission Mutuelles Encaissements : chèques, relevé des virements, cesu Transmission des factures à certains tiers payeurs, PAP, RAC Gestion et tri des courriers / Mise sous pli des factures et des courriers Impression des quittances de loyer puis transmission par courrier ou par mail Recouvrement : exportation de la liste des recouvrements et gestion des impayés /appels et courriers de relance Classement et archivage Comptabilité Traitement des demandes stagiaires : découverte métier de l'accueil et intervenantes AVS, transmission aux responsables de secteur Recueil des enquêtes de satisfaction et transmission au service d'Analyse Achats : vie du bénéficiaire, classeur et fiches de liaison Commandes EPI/Commandes fournitures administratives Gestion des mandats pour prélèvement aux bénéficiaires Appel des mutuelles Savoir faire : Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques.) Faire preuve d'une écoute attentive S'exprimer avec facilité Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues Faire preuve de curiosité sur les différentes missions de l'organisation
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