Agent d'Accueil H/F
L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord\-Pas\-de\-Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et quinze centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212\-13 et L.5212\-2 du Code du Travail.
Missions principales
Sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et de la Logistique et du Responsable Logistique
Réceptionner, orienter et renseigner les visiteurs ou les correspondants téléphoniques :
- Gestion du standard téléphonique
- Réception, enregistrement et diffusion du courrier
- Préparer les réceptions et refacturation des boissons aux services centraux et communs
- Refacturation de l’affranchissement
- Rattachement de bons de commandes sur SIFAC
- Gestion des cartes CMS (prêt pour les extérieurs)
- Réceptionner et identifier les demandes et les orienter vers les services ou structures compétents
- Accueillir et orienter les visiteurs et usagers
- Etablir les mises en communication et traiter les demandes de renseignements téléphoniques
- Réceptionner, trier et enregistrer le courrier
- Rattachement de bons de commandes sur SIFAC
- Gestion des cartes CMS (prêt pour les extérieurs)
Multiples contacts avec un public varié
- Contraintes d’horaires et de congés : un planning est établi pour les semaines de fonctionnement « normal », il est amené à être modifié en fonction des absences prévues (congés, formation, etc.) ou imprévues (arrêts maladie, etc.). Le temps de travail est donc réparti en fonction de l’ouverture de l’accueil (de 8h à 17h30 du lundi au vendredi).
Internes à l’Université (avec qui, pourquoi, comment) :
- L’ensemble des personnels de l’Université au quotidien
- Les autres agents d’accueil pour l’organisation du service
- Personnels, étudiants et public extérieur pour les demandes d’informations, de renseignements, etc.
Tout public susceptible de se rendre à l’Université, organismes de tutelle.
Compétences spécifiques mises en œuvre et/ou outils utilisés dans le cadre des missions :
- Logiciels bureautiques
- SIFAC
- Connaître les techniques d’accueil et maîtriser l’expression orale
- Connaître les procédures de réception et de transmission des demandes d’information
- Avoir une parfaite connaissance du fonctionnement, de l’organisation du site et de la localisation des services et des personnes
- Maîtriser le maniement du standard téléphonique
- Savoir appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes d’information
- Savoir mettre en œuvre les consignes données
- Savoir chercher une information
- Rigueur et ponctualité
- Discrétion
- Courtoisie
- Sociabilité
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