Administration and Backoffice Manager – Finance, HR & Company Ops – Hamburg - (m/w/d)

Vollzeit

Hamburg

Über AreaButler
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AreaButler ist eine KI\-gestützte SaaS\-Lösung und ein innovatives PropTech\-Startup mit Sitz in Hamburg. Wir entwickeln digitale Lösungen für Immobilienprofis und Unternehmen der Immobilienbranche, die dabei unterstützen, Exposés schneller zu erstellen, Standortanalysen effizient aufzubereiten und Vermarktungsprozesse insgesamt zu vereinfachen. Unser Ziel ist es, unsere Kund:innen spürbar zu entlasten und ihnen Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen sie fundierte Entscheidungen treffen und mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Als Team arbeiten wir pragmatisch, lösungsorientiert und eng zusammen. Verantwortung wird bei uns nicht „verteilt“, sondern übernommen. Dinge bleiben nicht liegen – irgendwer kümmert sich. In dieser Rolle bist oft du dieser „irgendwer“.

Deine Rolle bei uns
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Du hältst den Laden am Laufen – abseits von Produkt, Marketing und Vertrieb.

Das ist keine klassische Admin\-Rolle. Du übernimmst Verantwortung für alles, was operativ passieren muss, damit das Unternehmen funktioniert – von HR über Buchhaltung bis hin zu Finance, Prozessen und ad\-hoc Themen.

Wenn irgendwo etwas unklar ist, liegen bleibt oder nicht sauber läuft: Es landet bei dir. Und du sorgst dafür, dass es funktioniert.

Deine Aufgaben
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Operatives Rückgrat des Unternehmens

• Du übernimmst Themen, die im Tagesgeschäft anfallen und nicht klar anderen Bereichen zugeordnet sind


• Du stellst sicher, dass administrative und organisatorische Abläufe zuverlässig funktionieren


• Du sorgst dafür, dass nichts untergeht

HR \& People Operations

• Du steuerst den Recruitingprozess (Ausschreibung, Bewerbermanagement, Kommunikation)


• Du organisierst und betreust Onboarding\- und Offboardingprozesse


• Du arbeitest mit bestehenden HR\-Dokumenten, Verträgen und Richtlinien und hältst sie aktuell


• Du klärst alle laufenden HR\-Themen im Alltag und machst die Personalverwaltung


• Du verantwortest Payroll und bist Schnittstelle zur externen Lohnbuchhaltung

Buchhaltung (in Zusammenarbeit mit externen Partnern)

• Du bereitest Rechnungen, Zahlungen und Abos vor, prüfst sie und hältst offene Themen nach


• Du stellst sicher, dass alle buchhaltungsrelevanten Daten vollständig und korrekt vorliegen


• Du bist zentrale Schnittstelle zur externen Buchhaltung und Steuerberatung


• Du unterstützt bei Jahresabschlüssen


• Du pflegst Prozesse und Verfahrensdokumentationen

Finance \& Controlling

• Du erstellst und pflegst Reportings (Umsatz, Kosten, Cashflow, Forecast)


• Du baust Controlling\-Strukturen auf und entwickelst sie weiter


• Du überwachst Einnahmen, Ausgaben und offene Posten inkl. Abweichungsanalysen


• Du führst Daten aus verschiedenen Quellen zusammen und machst sie nutzbar


• Du bereitest Zahlen so auf, dass Entscheidungen darauf basieren können

Datenschutz \& Compliance

• Du setzt bestehende Datenschutzprozesse im Alltag um


• Du erstellst und pflegst Richtlinien und Dokumentationen


• Du unterstützt bei Anfragen, Prüfungen und Audits

Prozess\- \& Organisationsmanagement

• Du nutzt und pflegst bestehende Prozesse und dokumentierst sie, aber entwickelst sie auch weiter, wenn nötig.


• Du hältst Aufgaben, Verantwortlichkeiten und offene Punkte nach


• Du schaffst Transparenz, wo sonst Chaos entsteht

Projektmanagement \& Koordination

• Du übernimmst Themen, die sonst liegen bleiben würden


• Du koordinierst zwischen Teams und externen Dienstleistern


• Du stellst sicher, dass Projekte nicht nur starten, sondern auch abgeschlossen werden

Unterstützung der Geschäftsführung

• Du bereitest Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen vor


• Du übernimmst kurzfristige Themen und Ad\-hoc\-Aufgaben


• Du entlastest die Geschäftsführung im operativen Alltag


• ️ Unser Setup

Bereich

Tools \& Methoden

Org \& Doku

Notion, audatis

Finance

Stripe, Lexware Office, Excel

Kommunikation

Slack, E\-Mail

HR

SageHR, externe Lohnbuchhaltung

Was du mitbringst
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Ownership statt Zuständigkeit

• Du wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was zu tun ist


• Du übernimmst Themen und bringst sie eigenständig zu Ende

Breite operative Erfahrung

• Du hast bereits in Bereichen wie Operations, Finance, HR oder Administration gearbeitet


• Idealerweise in einem kleinen Unternehmen oder Startup

Struktur \& Überblick

• Du kannst viele parallele Themen sauber organisieren


• Du verlierst auch bei Chaos nicht den Überblick

Zahlenverständnis

• Du kannst mit Finanzdaten arbeiten und verstehst, was hinter den Zahlen passiert


• Reporting und Controlling sind für dich keine Fremdwörter

Kommunikation \& Verlässlichkeit

• Du arbeitest strukturiert, klar und verbindlich


• Du sprichst Deutsch auf sehr gutem Niveau und kannst dich auch auf Englisch verständigen

Realismus

• Dir ist bewusst, dass diese Rolle auch viel „unsexy“ Arbeit beinhaltet


• Und genau darauf hast du Lust

Was wir dir bieten
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Verantwortung: Du bist zentral für den operativen Betrieb des Unternehmens. Ohne dich läuft es nicht.

Impact: Du sorgst dafür, dass Dinge wirklich funktionieren – nicht nur auf dem Papier.

Arbeitsumfeld: Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Wege, schnelle Entscheidungen.

Vergütung \& Benefits

• Attraktive Vergütung


• Übernahme des Deutschlandtickets zu 100%


• Zuschuss zum EGYM / Wellpass


• 30% Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge


• Modernes Setup


• Ein modernes Büro mit der U\-Bahn\-Haltestelle direkt um die Ecke (Baumwall)

Schlanker Bewerbungsprozess
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• Schnelle Rückmeldung


• Erstes Kennenlernen (30 Minuten)


• Fachlicher Austausch \+ ggf. kleine Case\-Aufgabe


• Entscheidung

Bereit, den Laden zusammenzuhalten? Bewirb dich jetzt!
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Schick uns deinen Lebenslauf – ein Anschreiben ist freiwillig \- an bewerbung@areabutler.de

• ️ Hinweis

Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.

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